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Como é que um ERP beneficia a indústria da Construção Civil e alavanca os ganhos do negócio?

2021-07-22

 

 

A organização é um dos alicerces da construção civil. 

Tal como a dimensão das estruturas que erguem, as pessoas e os processos que constituem o setor são de grande escala.

É preciso gerir obras, projetos e recursos humanos. Gerir subcontratações, fornecedores e aquisição de matérias-primas. Controlar os custos e otimizar os ganhos da organização.

Daí que a transformação digital seja vista como uma solução para um problema antigo.

Depois de um ano turbulento com ajustes de previsões e mudanças de expectativas, o setor da construção civil assiste à retoma da atividade. 

Veja os ganhos para a sua empresa e as funcionalidades obrigatórias que um ERP desenhado para o setor da construção civil deve ter. 

 

4 Vantagens ao utilizar um ERP na sua empresa de construção civil 

 

1. Automatiza processos

Um dos grandes problemas de desenvolver projetos estratégicos numa empresa, são as burocracias. Em muitos casos, a equipa perde o foco e a produtividade devido a problemas de comunicação ou na obtenção de informações. 

O ERP entra como a grande solução neste contexto.

Esta ferramenta de gestão reúne os dados de um projeto num só local e conecta todos os setores do negócio. A partir daqui, qualquer pessoa pode ter acesso aos documentos, configurar rotinas e acompanhar o desempenho de cada empreitada.

 

2. Reduz custos 

O ERP permite que as atividades desempenhadas pelos colaboradores sejam realizadas de forma automática. 

As operações diárias tornam-se mais rápidas e integradas, criando processos para eliminar a perda de tempo e o consumo de papel.

Estes processos facilitam a tomada de decisões, que, em muitas situações, também pode ser automatizada. 

Assim, todos na empresa ganham tempo para se concentrar nas questões estratégicas. Torna-se possível controlar os custos, investir mais e melhor nos pontos que necessitam de atenção e melhoria.

 

3. Diminui a ocorrência de erros

Com processos integrados e bem parametrizados no software de gestão, os (famosos, mas evitáveis) erros e o retrabalho, diminuem de forma significativa.

Este fator, também é determinante para reduzir os custos e aumentar a produtividade das equipas em todos os departamentos. 

 

4. Simplifica processos administrativos

As tarefas diárias numa empresa geram um grande número de processos. 

Para que estes procedimentos possam ser tratados pelo ERP, têm de estar sistematizados e serem simplificados - o que facilita a dinâmica da sua empresa. 

Com um ERP todos os processos passam a ser executados pela solução, de forma simples e com pouca intervenção humana. 

 

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Conhecidas algumas das vantagens, vamos ver as funcionalidades essenciais que um software de gestão para a construção civil deve ter.

 

8 Funcionalidades-chave que um ERP para a Construção Civil deve oferecer às empresas do setor

 

O mercado dos softwares de gestão é colossal. E dentro dessa infinidade de possibilidades, existem soluções que respondem na perfeição aos requisitos do setor da construção civil

Embora cada empresa do ramo tenha as suas características e particularidades, alguns recursos e ferramentas são básicos e devem estar presentes num ERP.

 

Consideramos as seguintes como fundamentais: 

 

1. Criação de projeto ou obra

 

Este processo consiste em criar no ERP uma nomenclatura para identificação do projeto ou da obra. 

Todos os documentos criados através do processo documental ficam associados a uma obra, garantindo a agregação de todos os documentos do projeto em causa. 

 

2. Gestão de fornecedores e clientes 

 

Uma das funcionalidades de um ERP para a construção civil é o armazenamento de dados de fornecedores e clientes. 

Como sabe, esta é uma área onde existem muitos contactos para guardar. Tarefa que não será uma dificuldade para um sistema de gestão para construção civil. 

Com este recurso tem a informação centralizada e pode aceder, facilmente, à informação de todos os intervenientes no seu negócio.

 

3. Registo de Orçamentos 

 

O registo do orçamento no ERP é o ponto de partida para todo o trabalho de controlo e gestão da Obra.

O orçamento permite registar todos os itens e respetivos articulados onde consta toda a informação dos trabalhos a realizar. Quanto mais detalhado for, mais informação de “reporting” tem sobre a obra ou um determinado projeto.    

É com base no orçamento que irão ser realizados os autos de medição e a respetiva emissão de documentos de faturação.

 

4. Cronograma financeiro e de atividades

 

Esta é uma das funcionalidades mais relevantes que o ERP deve possuir para empresas do sector construção civil.

Todas as construtoras devem ter um cronograma alinhado às expectativas do seu cliente e que compreenda todo o ritmo da obra, respeitando os tempos do projeto. Mas não só.

Além de ser um “diário de obras” integrado, o cronograma, construído dentro do ERP, permite dispensar as folhas de cálculo (Excel), centralizando a informação num único local acessível a todos.

O cronograma deve permitir a integração com todos os departamentos da empresa para além do departamento de engenharia, facilitando as previsões de acordo com o objetivo traçado para o projeto.

 

5. Gestão de contratos

 

As empresas do setor da construção em Portugal já não têm nos seus quadros operacionais centenas de trabalhadores para várias especialidades.

Seja qual for a dimensão da obra, qualquer empreiteiro tem necessidade de estabelecer contratos de subempreitada com empresas especializadas nos diversos setores ao longo do curso da obra ou do projeto. 

Estes contratos precisam de ser respeitados, geridos e ajustados de acordo com o andamento da obra.

Com um ERP para construção civil, é mais fácil realizar a gestão destes contratos, pois os mesmos podem ser consultados a qualquer momento. 

6. Autos de medição 

 

Para que uma empresa possa controlar o trabalho já realizado em obra, é necessário fazer as medições dos trabalhos.

O auto de medição é o documento responsável por esse controlo, tanto para os trabalhos realizados pelos subempreiteiros, como para os trabalhos realizados em obra. É através destes documentos que vamos controlar a percentagem de execução de um determinado item do projeto.

Com a ajuda do ERP, a elaboração destes documentos é facilitada e todo o controlo passa a ser feito pelo software de uma forma rápida e simples.

 

7. Previsão de riscos 

 

Todos os projetos e obras devem ter a sua previsibilidade de risco.

O mapa de riscos evita danos maiores, tanto ao projeto, como à saúde dos colaboradores. Além de também fazer previsões de investimentos e de possíveis custos, caso haja imprevistos durante o projeto. 

Um ERP para a construção civil precisa de trabalhar com este processo importante de maneira eficaz e inteligente. 

Os dados sobre o ambiente e as pessoas envolvidas no projeto devem ser recolhidos e registados no software para que as obras ou projetos estejam devidamente regulamentados pelas autoridades.

Este mecanismo necessita de envolver todo o tipo de riscos e deve ainda analisar a intensidade que os mesmos podem ocorrer, de acordo com o perigo que representam.

 

8. Atendimento especializado

 

Ainda que um ERP para construção civil facilite a vida da sua empresa, precisa de manutenção e atualizações. Só assim pode responder às questões legais da Autoridade Tributária e estar sempre adaptado aos processos da sua empresa (que estão em constante evolução). 

Para isso, é importante escolher um parceiro especializado para que a sua empresa tenha o suporte necessário com rapidez e profissionalismo.

 

A Transformação Digital é uma realidade no setor da construção civil. E a sua empresa, em que nível de maturidade digital está? 

 

A transformação digital chegou ao setor da construção civil e há vantagens para as empresas que investirem na modernização dos seus processos. 

Os negócios que não caminharem nesse sentido, otimizarem os seus processos e reduzirem o tempo de resposta a exigências diárias, terão mais dificuldade. Arriscam-se a perder competitividade porque o mercado é cada vez mais global e exigente.  

Pelas razões expostas neste artigo, é fundamental que a sua empresa possua um ERP otimizado e adaptado ao seu modelo de negócio.

Não encare o ERP como um custo, mas como um investimento.

Passa a trabalhar com uma ferramenta que lhe permite automatizar processos, diminuir a dependência de colaboradores administrativos e injetar no seu negócio uma maior rapidez de resposta e capacidade de decisão.

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Miguel Araújo

Gestor de Projetos

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