ERP construção civil: como escolher o melhor sistema para a sua empresa

A construção é um setor exigente. Cada obra tem características próprias, margens apertadas e riscos associados com atrasos, revisões de preços e subempreitadas. Sem um controlo rigoroso, os desvios acumulam-se e a margem diminui.

O peso da construção na economia e o impacto na gestão

Segundo as Contas Nacionais do Instituto Nacional de Estatística (INE), a Secção F – Construção representa uma parcela relevante do Valor Acrescentado Bruto (VAB) nacional, conforme se pode verificar na tabela oficial do INE sobre VAB por atividade económica (CAE Rev. 3). No entanto, continua a encontrar desafios no que respeita à produtividade e à organização dos processos.

Neste contexto, a escolha do ERP para a construção civil não deve ser vista como uma decisão tecnológica isolada, mas como uma decisão estrutural de gestão.

 

Porque é que a construção precisa de um ERP específico

Um ERP genérico trata da faturação, compras e contabilidade. Mas a construção exige algo específico e especializado, uma vez que cada obra funciona como um centro de custo independente.

Gerir cada obra como um centro de custo autónomo

Exige:

– Orçamento detalhado por fase;
– Controlo de custos diretos e indiretos;
– Gestão de subempreitadas;
– Autos de medição de cliente e fornecedor;
– Controlo de trabalhos (a mais e a menos);
– Planeamento financeiro associado.

Sem uma solução preparada para esta lógica, a empresa acaba por gerir a obra em folhas de cálculo.  Um ERP como o Cegid PHC, permite estruturar esta lógica de forma integrada.

No caso da abordagem que analisámos, o conceito é simples: gerir cada obra como uma empresa independente.

Isto significa que cada projeto tem:

– Custos próprios;
– Receitas próprias;
– Análise de rentabilidade autónoma;
– Acompanhamento mensal de resultados.

Essa visão muda a forma como a gerência toma decisões. Consulte mais detalhes sobre a relevância do planeamento e da execução na construção neste artigo.

 

A importância do controlo de custos em tempo real no ERP construção civil

Um dos problemas mais recorrentes no setor é a diferença entre o orçamento inicial e o custo final.

 

 

O ERP deve permitir:

– Importar orçamentos com estrutura de custos;
– Criar versões de orçamento (incluindo erros e omissões);
– Comparar a execução com o previsto;
– Identificar desvios por recurso (mão de obra, materiais, equipamentos).

Na prática, isto implica que o sistema consiga integrar:

– Registo de consumos de materiais;
– Registo de tempos de obra;
– Aluguer de equipamentos;
– Custos de viaturas;
– Contratos de subempreitada.

Sem este nível de detalhe, a análise de margem é superficial.

A European Construction Industry Federation (FIEC) identifica a digitalização como um dos principais fatores para aumentar eficiência e a competitividade na construção europeia.

Também a Comissão Europeia, através do European Construction Sector Observatory, reforça que a transformação digital é determinante para melhorar a produtividade e o controlo financeiro no setor.

O controlo estruturado da informação financeira é um dos pilares dessa transformação.

 

Gestão de subempreitadas e PCA: um ponto crítico no ERP construção civil

A subempreitada representa uma grande parte do custo total da obra.

 

 

Um ERP adequado deve permitir:

– Criação de pedidos de compra e adjudicação (PCA);
– Associação de contratos de subempreitada à obra;
– Controlo de autos provisórios de fornecedor;
– Comparação entre valor adjudicado e valor executado.

Este processo deve estar integrado no ciclo completo:

Orçamento → Adjudicação → Execução → Auto → Faturação → Contabilidade

Este fluxo deve ter todas as informações disponíveis e acessíveis, para que não haja perdas de controlo e gestão.

 

Autos de medição: onde muitas empresas perdem margem

Os autos de medição são um ponto sensível.

 

 

Um sistema preparado para construção deve permitir:

– Autos de cliente;
– Autos de fornecedor;
– Aprovação estruturada;
– Ligação direta à faturação;
– Reflexo automático no controlo financeiro.

A ausência de integração entre os autos e o departamento financeiro cria divergências que distorcem os resultados.

 

Planeamento financeiro e tesouraria na construção

Na construção, o tempo entre a execução e o recebimento é determinante.

 

 

O ERP deve permitir:

– Planeamento financeiro por obra;
– Tesouraria previsional;
– Controlo de recebimentos;
– Análise de impacto de atrasos.

Quando a tesouraria não está integrada com a obra, a empresa pode ter lucro contabilístico e, ainda assim, enfrentar dificuldades financeiras.

 

Integração total: produção, financeiro e recursos humanos

Um dos grandes erros é separar a gestão de obra da gestão administrativa.

Uma solução robusta deve integrar:

– Contabilidade;
– Processamento salarial;
– Imobilizado;
– Centros de custo;
– Apuramento de resultados.

A integração com módulos financeiros do Cegid PHC assegura que os dados da obra não ficam isolados. O custo registado no terreno reflete-se na análise financeira.

 

Como o WIN Construção estrutura o controlo por obra

Desenvolvemos uma solução especialmente desenhada para as empresas de construção civil, que organiza os processos dentro do Cegid PHC.

O princípio é simples: cada obra é tratada como uma unidade de negócio autónoma.

Na prática, isso traduz-se em:

– Criação formal de projeto/obra com uma estrutura própria;
– Associação do orçamento com decomposição de custos;
– Planeamento financeiro ligado à execução;
– Controlo de pedidos de compra e adjudicação (PCA);
– Gestão de contratos de subempreitada;
– Autos de medição de cliente e fornecedor;
– Registo de custos de mão de obra, viaturas e equipamentos;
– Controlo de rentabilidade com base em custos reais.

Este enquadramento permite que a direção acompanhe a evolução de custos e receitas em qualquer momento, sem depender de folhas de cálculo paralelas ou de relatórios manuais. Outro ponto relevante é a integração operacional.

 

Mobilidade e registo em obra com a WIN app Obras

O registo de tempos de obra e de consumos de materiais podem ser efetuados diretamente no terreno e sincronizados com o Cegid PHC, através da WIN app Obras. Isto garante que o controlo financeiro reflete a realidade da execução.

 

Integração com o Cegid PHC

Ao integrar estes processos dentro do Cegid PHC e com a integração do WIN Construção assegura que:

– Os custos lançados em obra causam impacto na contabilidade;
– Os autos aprovados refletem-se na faturação;
– O planeamento financeiro alimenta a tesouraria previsional;
– Os centros de custo são analisados com mais rigor.

Esta abordagem não acrescenta complexidade ao ERP, acrescenta estrutura. E, na construção, estrutura é controlo.

 

A dimensão da empresa influencia a escolha do ERP construção civil

Nem todas as empresas têm a mesma complexidade. Empresas pequenas podem gerir até três obras em simultâneo. Empresas médias e grandes gerem múltiplas localizações, equipas dispersas e um volume financeiro maior.

O ERP deve adaptar-se à maturidade digital da empresa:

– Pequena empresa: foco em controlo simples e na rentabilidade;
– Média empresa: integração total com o departamento financeiro e as subempreitadas;
– Grande empresa: controlo avançado, vários responsáveis e orçamentação externa.

A solução deve crescer e ser ajustado à realidade de cada empresa.

 

Mobilidade e registo em obra

A fiabilidade da informação depende da assertividade da sua recolha no terreno.

Esta abordagem inclui:

– Registo de tempos de obra;
– Registo de consumos de materiais;
– Integração via cloud;
– Sincronização direta com o ERP.

Sem recolha estruturada, a análise financeira perde rigor.

 

 

4 erros comuns na escolha de um ERP construção civil

1. Escolher pelo preço e não pela capacidade de controlo;
2. Não envolver a direção financeira e a direção de obra na decisão;
3. Não testar o sistema com um projeto piloto;
4. Subestimar a importância do parceiro de implementação.

O ERP é uma ferramenta. O valor está na forma como é implementado.

 

Como avaliar fornecedores para construção civil

Pergunte de forma objetiva:

– Como é feito o controlo de rentabilidade por obra?
– Como são tratados trabalhos a mais e a menos?
– Existe planeamento financeiro por projeto?
– Como são integrados autos e contabilidade?
– O sistema permite gerir cada obra como unidade autónoma?

Estas perguntas distinguem soluções genéricas de soluções preparadas para construção.

Para uma análise mais ampla sobre os desafios do setor, pode ler o artigo “Enquadramento da construção em Portugal: estrutura, pontos fortes e desafios reais do setor”

Como escolher o ERP construção civil mais adequado à sua empresa

Escolher um ERP construção civil não é uma decisão tecnológica. É uma decisão de gestão. A diferença entre apostar num ERP genérico e num ERP preparado especificamente para o setor da construção é essencial para garantir o sucesso da getão e o cresciemtno da sua empresa.

Escolher um ERP para construção civil é decidir como a sua empresa vai:

– Controlar margem;
– Reduzir risco;
– Integrar departamentos;
– Crescer com estrutura.

A tecnologia deve servir a estratégia. O objetivo não é ter software, é ter controlo.

 

Se pretende avaliar qual a melhor solução ERP para a sua empresa de construção civil, fale connosco. Analisamos os seus processos e ajudamos a estruturar uma solução baseada no Cegid PHC com a integração do WIN Construção

 Contacte-nos para uma análise técnica personalizada.

 

Fontes consultadas:

• Instituto Nacional de Estatística
• European Construction Industry Federation (FIEC)
• Comissão Europeia