Erros de orçamentação na construção civil: como reduzem a margem e como os evitar

Se procura compreender como os erros de orçamentação na construção civil afetam a rentabilidade da sua empresa, este artigo é para si.

Na prática, os erros nas margens começam no orçamento, na forma como os custos são estimados, na falta de versões, na ausência de ligação entre orçamento e compras e na incapacidade de rever o plano quando a obra muda. É precisamente por isso que a orçamentação de obras deve servir de base para o controlo financeiro e operacional de cada projeto. Esta lógica de integração entre orçamento, execução, compras, autos e análise de custos está alinhada com a abordagem do WIN Construção.

Ao longo deste artigo, vai ficar com uma visão clara sobre:

• Os erros mais comuns na orçamentação de obras;
• O impacto desses erros nos desvios orçamentais e na margem na construção civil;
• As causas que explicam a repetição destes problemas;
• As medidas práticas para reforçar o controlo de custos de obra;
• O papel da reorçamentação e da integração de informação.

Num setor em que os custos de construção continuam expostos a variações e em que a revisão de preços tem enquadramento técnico e legal próprio, trabalhar com estimativas frágeis ou folhas dispersas é uma limitação operacional que afeta diretamente as margens. O INE continua a publicar indicadores regulares sobre custos de construção e o o IMPIC mantém a referência oficial para índices de revisão de preços em empreitadas, o que mostra bem como a atualização de pressupostos e o controlo dos fatores de custo são matérias centrais no setor.

 

 

O que é o WIN Construção e porque é relevante neste contexto

 

O WIN Construção é a solução desenvolvida pela Winsig, que funciona integrada no Cegid PHC, que responde às necessidades específicas das empresas da construção civil ao nível da orçamentação, compras, execução, faturação e controlo de rentabilidade.

Na prática, o WIN Construção permite tratar cada obra com uma lógica de gestão própria, concentra num único sistema a informação relevante de acompanhamento financeiro e operacional. Isto inclui a importação de orçamentos com estrutura de custos, a gestão de versões, o planeamento financeiro, a ligação entre orçamento e compras, a gestão de subempreitadas, os autos de medição, a faturação e o apuramento da rentabilidade com base em custos reais.

Esta abordagem é relevante porque muitos dos problemas de margem na construção civil resultam, acima de tudo, da falta de continuidade entre o que foi orçamentado, o que foi comprado, o que foi executado e o que acabou por ser faturado. Quando essa informação está dispersa, o controlo torna-se frágil e a tomada de decisão perde qualidade e precisão.

É precisamente nesse ponto que o WIN Construção assume importância. Mais do que um apoio administrativo, funciona como uma base de controlo que ajuda a criar rastreabilidade entre fases, a reduzir falhas de informação e a dar à empresa uma visão mais clara sobre os custos, desvios e margem por obra.

 

Porque é que a orçamentação falha tantas vezes na construção civil

 

A orçamentação falha com frequência porque, em muitas empresas, ainda depende de processos fragmentados. O orçamento é preparado num ficheiro, a compra é feita noutro, o controlo de produção surge mais tarde e a análise financeira surge quando já há pouco a corrigir. O problema está no cálculo inicial e na ausência de continuidade entre o que foi previsto e o que realmente ocorreu na obra.

Na construção civil, um orçamento é mais do que uma proposta comercial. É uma estrutura de custos, um referencial de produção, um ponto de partida para compras, subempreitadas, autos de medição e faturação. Quando esta estrutura não existe ou não acompanha a obra, o orçamento perde a sua utilidade de gestão e torna-se num documento morto.

Este problema torna-se ainda mais crítico num setor que enfrenta pressões permanentes no que respeita ao planeamento, à produtividade, à subcontratação e às variações de custos. Para enquadrar melhor esta realidade, vale a pena ler também o artigo sobre o "enquadramento da construção em Portugal, desafios e pontos fortes".

 

Erros relevantes na orçamentação

 

O primeiro erro: orçamentar sem estrutura real de custos

Um dos erros mais graves é construir o orçamento com valores agregados, sem decomposição clara por materiais, mão de obra, equipamentos, subempreitadas e custos indiretos. Quando isto acontece, o orçamento pode parecer viável no papel, mas não serve para controlar a execução.

Sem estrutura de custos, a empresa não consegue responder a perguntas simples:

• Onde está o maior peso do custo?
• Que rubricas ficaram abaixo do preço de mercado?
• Qual era a produtividade esperada?
• Que parte do preço dependia de subempreiteiros?
• O que mudou desde a proposta até à adjudicação?

A consequência é direta, uma vez que, quando surgem desvios orçamentais, a equipa não consegue identificar a origem do problema. Vê o desvio global, mas não percebe se ele vem da compra de materiais, da produtividade da mão de obra, dos tempos de equipamento, dos trabalhos a mais ou de falhas de imputação.

No enquadramento funcional do WIN Construção, a orçamentação é tratada através da importação de orçamentos e da estrutura de custos, versões de orçamento, quantidades internas e de venda, e detalhes por família. Esta lógica existe para que o orçamento seja a base de controlo.

 

O segundo erro: confundir orçamento comercial com orçamento de execução

Esta situação ocorre quando o preço adjudicado passa a ser usado como referência de controlo [mesmo quando já se sabe que há diferenças entre a proposta apresentada e as condições reais de execução].

O problema é simples: a obra real quase nunca coincide com o cenário comercial inicial. Há revisões, trabalhos complementares, alterações de quantidades, erros e omissões, condições de estaleiro em mudança e pressões de prazo que afetam custos. Se não existir reorçamentação ou um orçamento de execução ajustado à realidade, a empresa mede a obra com uma base errada.

Estas pequenas diferenças, quando não são formalizadas e revistas, acabam por se refletir de forma negativa na margem final de cada obra. O WIN Construção assume o reorçamento e o orçamento de execução como parte do processo, articulando-os com trabalhos a mais, autos de medição, compras e rentabilidade da obra.

 

O terceiro erro: não ligar a orçamentação de obras ao processo de compras

Um orçamento tem, obrigatoriamente, de orientar as compras. Se a equipa de obra e o departamento de compras não trabalham sobre a mesma estrutura, cada compra passa a ser uma decisão isolada. A empresa perde capacidade negocial e controlo.

Na prática, isto traduz-se em três problemas:

• O primeiro é comprar fora do que estava previsto;
• O segundo é comparar mal o que foi pedido com o que foi recebido;
• O terceiro é validar, tardiamente, o impacto destas decisões no custo da obra.

É por isso que a ligação entre o orçamento e as compras é tão importante.

O WIN Construção assume os PCA como o documento que parte da estrutura de custos da última versão do orçamento e que serve de base para o processo de compras e de adjudicação. Assim, garante-se a existência de uma ligação entre o previsto e o executado, com maior rastreabilidade e menos erros.

Este ponto também se cruza com a visão da Winsig sobre a organização entre planeamento e execução. Sem essa ligação, a empresa perde a continuidade entre a decisão, a compra, a obra e a análise. Saiba mais sobre esta visão no artigo da "empresa de construção civil: porque o planeamento e a execução têm de estar ligados".

 

O quarto erro: não prever a produtividade real

Há empresas que sabem o preço dos materiais, mas não conhecem a sua produtividade real, enquanto outras subestimam os tempos de execução, as deslocações, as esperas, o retrabalho, as perdas de coordenação ou o impacto de equipas subdimensionadas. O resultado é sempre o mesmo: o orçamento parece aceitável até a obra começar a consumir mais horas do que o previsto.

Este ponto é crítico porque a mão de obra continua a ser um dos fatores que mais pesam no custo da obra. Para além disso, sem registo e imputação fiáveis de tempos, a empresa repetirá o mesmo erro no orçamento seguinte porque não tem dados para recalibrar rendimentos, ritmos e equipas.

O WIN Construção prevê o registo de ponto e a repartição de custos de mão de obra, equipamentos, viaturas e logística de RH por obra, precisamente para que a análise da rentabilidade não dependa de estimativas vagas, mas de custos efetivamente imputados.

A produtividade, aliás, é um dos temas que mais pesam para a rentabilidade no setor. Sobre isso, faz sentido complementar esta leitura com o artigo sobre a "produtividade na construção civil e o que uma empresa de construção precisa de controlar".

 

O quinto erro: ignorar trabalhos a mais, trabalhos a menos e erros e omissões

Na construção civil, a obra raramente decorre sem alterações. Mas o problema não reside nas mudanças, mas sim no facto de não as formalizar, de não as refletir no controlo e de continuar a analisar a margem com base num cenário desfasado da realidade.

Quando a empresa executa trabalhos a mais sem enquadramento claro ou absorve erros e omissões sem rever o orçamento, a margem começa a degradar-se. Muitas vezes, no final, a direção sabe que a obra rendeu menos do que o esperado, mas já não consegue separar se foi por desvio interno, por alterações contratuais ou por execução.

A solução desenvolvida pela Winsig especificamente para este setor, o WIN Construção, refere expressamente as versões de orçamento, trabalhos a mais, erros e omissões, e a aprovação de autos como componentes do processo. Ora, isso mostra que a reorçamentação não deve ser vista como uma exceção, mas como um mecanismo normal de controlo de obras sujeitas a alterações.

 

O sexto erro: controlar tarde demais

Ainda há empresas que fazem o controlo de custos de obra no fim do mês, ou no fim da obra, mas nessa altura já não há gestão; só há o apuramento tardio de um problema.

Quanto mais tarde a empresa deteta um desvio, menos tempo tem para o corrigir. Se o erro estiver numa subempreitada mal contratada, numa compra acima do previsto, na produtividade abaixo do esperado ou numa medição incompleta, a resposta deve surgir logo durante a execução. Por isso, o verdadeiro tema não é ter capacidade de leitura operacional da obra enquanto ainda é possível decidir.

A proposta de valor da nossa solução passa por acompanhar a evolução de custos e receitas de cada projeto a qualquer momento, obter resultados online, mensais e concentrar a informação da obra numa lógica integrada. Este é um ponto decisivo. Sem visibilidade frequente, os desvios orçamentais deixam de ser exceções e passam a fazer parte do modelo de funcionamento da empresa.

 

O sétimo erro: trabalhar com informação dispersa

Folhas de cálculo, emails, mapas paralelos, notas de obra, faturas em circuito separado e registos de produção fora do ERP criam um ambiente perfeito para a ocorrência de erros.

Quando a informação está dispersa, surgem duplicações, versões contraditórias, omissões e atrasos. O orçamento deixa de comunicar com a compra, a compra deixa de comunicar com a entrada em obra e a análise final perde fiabilidade.

O WIN Construção concentra o projeto/obra, liga orçamento, compras, autos, faturação e apuramento de rentabilidade, para além de permitir controlo via Power BI. É também por isso que a escolha do sistema de gestão não deve ser tratada como um tema apenas tecnológico. Reflita sobre este ponto com a ajuda do artigo intitulado “ERP para construção civil: como escolher o melhor sistema”.

 

Como os erros de orçamentação destroem a margem

Os erros de orçamentação na construção civil destroem a margem de cinco formas principais.

A primeira é a subavaliação direta de custos: o preço foi mal calculado logo à partida.

A segunda é a incapacidade de detetar desvios cedo: o erro até podia ser corrigido, mas foi descoberto demasiado tarde.

A terceira é a perda de coerência entre orçamento, compra, execução e faturação: cada área trabalha com a sua versão da realidade.

A quarta é a ausência de reorçamentação: a obra muda, mas o referencial de controlo não é alterado.

A quinta é a perda de aprendizagem: se os desvios não ficam registados por causa, rubrica e fase, a empresa repete o erro na obra seguinte.

Falar de margem na construção civil é falar de método. Controlar bem exige dados estruturados, processos consistentes e uma leitura frequente da execução.

 

Como reduzir erros de orçamentação na construção civil

Reduzir estes erros exige disciplina de processo e instrumentos adequados. Existe um conjunto de medidas que, aplicadas em conjunto, reduzem risco e melhoram a decisão.

 

7 medidas que ajudam a reduzir os erros de orçamentação na construção civil

 

A primeira medida passa por adotar uma estrutura de custos normalizada.

Isso significa trabalhar com artigos, famílias, rubricas e critérios de imputação coerentes, para que seja possível comparar o previsto com o real.

 

A segunda consiste em distinguir com clareza o orçamento comercial do orçamento de execução.

A adjudicação da obra não elimina a necessidade de rever pressupostos e ajustá-los ao contexto real.

 

A terceira exige um processo formal de reorçamentação

A reorçamentação deve existir sempre que existam alterações relevantes, trabalhos a mais, erros e omissões ou mudanças de contexto que afetem custo, prazo ou produção.

 

A quarta implica ligar o orçamento às compras e às subempreitadas.

O que foi previsto tem de orientar o que vai ser adjudicado, comprado e validado.

 

A quinta obriga a reforçar o registo de tempos, consumos, equipamentos e outros custos indiretos por obra.

Sem esta base, o controlo de custos de obra fica incompleto.

 

A sexta medida passa por acompanhar a obra com periodicidade suficiente para agir antes do fecho mensal.

O controlo só é útil quando ainda há margem para decidir.

 

A sétima exige concentrar a informação numa única plataforma

Desta forma a a rastreabilidade entre orçamento, execução, autos, faturação e rentabilidade está assegurada.

 

No contexto do setor, esta necessidade de atualização é ainda mais relevante porque existem mecanismos oficiais de acompanhamento de custos e revisão de preços. Tal como referido logo no início deste artigo, publica indicadores regulares sobre custos de construção e o IMPIC disponibiliza os índices de revisão de preços em empreitadas, reforçando a importância de trabalhar com referências atualizadas e enquadradas.

 

 

Reorçamentação: de medida corretiva a prática de gestão

 

Numa obra viva, sujeita a alteração técnica, comercial e operacional, a reorçamentação é um instrumento de gestão. Serve para atualizar o referencial da obra, para distinguir o que era previsão inicial do que passou a ser realidade contratual e operacional e para proteger a margem porque impede que a direção continue a decidir com base em números desatualizados.

A boa reorçamentação mantém as diferentes versões, justifica alterações e permite comparar dados, os quais trazem informações valiosas para a gestão.

 

O papel do WIN Construção no reforço do controlo

 

O WIN Construção não elimina, por si só, os erros de orçamentação, mas cria condições para reduzir esses erros, aumentar a rastreabilidade e melhorar a tomada de decisão.

Esta solução permite estruturar a informação da obra, importar orçamentos com estrutura de custos, trabalhar versões, suportar o planeamento financeiro, ligar orçamento a compras e subempreitadas, tratar autos de medição, integrar a faturação e apurar a rentabilidade com base nos custos reais de materiais, mão de obra, equipamentos, viaturas e outros fatores.

Se quiser aprofundar outra consequência prática desta falta de controlo, leia o artigo sobre os "atrasos nas obras de construção civil e o impacto na gestão da empresa".

Quando o orçamento nasce sem estrutura, não é revisto, não orienta as compras, não acompanha alterações e não conversa com a execução, a margem fica exposta logo desde o início do projeto.

A diferença entre uma empresa que controla e uma empresa que reage está na capacidade de transformar a orçamentação de obras num processo contínuo, ligado ao controlo de custos de obra, à reorçamentação, aos autos, às compras e à análise da rentabilidade. As empresas que criarem método, versões, imputação fiável e leitura frequente da obra terão melhores condições para proteger a margem na construção civil. 

Quer reduzir erros de orçamentação na construção civil e ganhar mais controlo sobre custos, compras, autos e rentabilidade por obra?
Fale connosco e descubra como o WIN Construção pode apoiar a gestão da sua empresa.

Fontes consultadas:

INE – Instituto Nacional de Estatística

IMPIC - Instituto dos Mercados Públicos do Imobiliário e da Construção