“A mudança é indispensável para crescer”: Beatriz Silva e a transformação digital da Entreferros

Beatriz Silva, liderou a modernização da empresa com a implementação de um software de gestão integrado. Num setor exigente como o da metalomecânica, fala-nos sobre os desafios da digitalização, a importância da eficiência operacional e o impacto positivo da parceria com a Winsig.

Em que altura do seu percurso é que decidiu que era necessário implementar um software de gestão na Entreferros?

Foi praticamente desde que comecei a trabalhar na Entreferros, em 2022, que senti que era necessário investir num software de gestão integrado para podermos reorganizar os processos internos, controlar os stocks e os custos operacionais.

 

A gestão era feita de forma manual ou utilizavam algum software?

Usávamos um software para fazer faturação e alguns orçamentos. Para o controlo operacional de chão de fábrica, controlo de custos e de stocks usávamos o Excel, o que era um problema porque facilmente se cometiam erros.

 

Como chegaram até à Winsig?

Chegámos até à Winsig através de um cliente. Fui pesquisar, li os casos de sucesso e vi que tinham uma experiência diversificada e em vários setores de atividade. Outro ponto favorável foi o facto de terem experiência em trabalhar com a indústria metalomecânica.

 

O que a distinguiu a proposta da Winsig das restantes?

Acontecia que vinham pessoas apresentar um software fechado e, como a Entreferros trabalha em áreas abrangentes – não fazemos produto em série, fazemos projetos muito especializados, cada obra é única e não se repete –, precisávamos de um software ajustado a cada projeto em concreto.
Quando a Winsig apresentou o software de gestão Cegid PHC, já estava adaptado à nossa indústria. As alterações que temos feito desde a implementação prendem-se com questões técnicas muito específicas, próprias da Entreferros.
O que me agradou foi terem apresentado, logo à partida, um template pensado para a indústria metalomecânica, que serve na perfeição a nossa empresa. Além disso, foi a única empresa que trouxe uma demonstração e isso contou como um ponto a favor — tal como o preço.

 

O que mudaria no processo de implementação?

Acho que o levantamento de necessidades deveria ser mais detalhado e extenso, porque há sempre passos que nos escapam e que têm de ser ajustados posteriormente.
Como disse a nossa gestora comercial, a Catarina Monteiro, há sempre ajustes a fazer. As empresas crescem e o software cresce com elas.

A mudança nem sempre é vista como um ponto positivo por todas as pessoas. Eu sou a pessoa mais nova da equipa da Entreferros e vejo a mudança como um passo indispensável para o crescimento da empresa, enquanto outras pessoas a encaram como algo que pode complicar o dia a dia a que estão habituadas há décadas.

 

A Winsig ajudou neste processo de introdução do software nas tarefas diárias da sua equipa?

Sim. Como a equipa da Winsig é muito jovem e dinâmica, conseguiu transmitir esse dinamismo e conhecimento às nossas pessoas de forma intuitiva e natural. Introduzir a utilização de um software parametrizado para o nosso setor é um elemento diferenciador, que facilita a adaptação da equipa e agiliza os processos administrativos e de gestão.

 

A implementação do Cegid PHC veio apoiar a gestão diária da empresa e das obras?

Ao implementar um software de gestão integrado, passámos a ter uma solução que gere os processos desde a orçamentação até à faturação — algo que não acontecia até essa altura. Anteriormente, lançávamos um orçamento num software apenas para apresentar a proposta ao cliente, e a segmentação de custos era feita numa folha de Excel, apenas para controlo interno. Basicamente, todos os processos eram manuais.

 

Como é feito agora o controlo das horas e dos custos nas obras?

Após a implementação do Cegid PHC, o registo de horas passou a ser efetuado através de uma aplicação desenvolvida pela Winsig, a WIN APP Obras. Esta aplicação permite que os trabalhadores registem as horas, através de um tablet, quando saem da obra. Essa versatilidade permite-me gerar, ao final do dia, uma análise dos tempos, dos custos e dos materiais utilizados, porque fica tudo registado e integrado no software de gestão. Agora tenho uma análise real e fiável.

 

Que impacto teve esta integração na faturação?

A faturação tornou-se muito mais fácil. Como faturamos apenas um código, a pessoa emite o auto de medição, carrega num botão dentro do software e a fatura está emitida. Anteriormente, era um processo manual e sistemático, muito propenso a erros, em que era necessário introduzir códigos e descrições manualmente.

 

Sente que houve um aumento de eficiência e impacto no crescimento da empresa após a implementação do software?

Sim. Sinto que os processos estão muito mais otimizados e já não existem tantas perdas de tempo. Dou o exemplo do registo de horas das nossas pessoas: antes faziam o registo em papel e alguém tinha de recolher e inserir os tempos de todos diariamente. Esse trabalho, simplesmente, acabou.
Podemos ter mais trabalho em alguns processos, mas isso permite-nos obter benefícios em termos de rigor analítico. Os processos estão muito mais otimizados e temos maior rentabilidade — tanto das pessoas como dos projetos.
Agora conseguimos ver as margens reais e comparar projetos semelhantes, fazendo estimativas mais próximas da realidade. A análise comparativa é uma realidade e temos uma estrutura de custos bem definida.

 

A Entreferros adotou uma solução desenvolvida pela Winsig para esta indústria, o WIN Metalomecânicas. Qual é a sua opinião sobre esta solução?

Acho que é um desenvolvimento muito completo e bem estruturado. O template já vem muito completo e depois são feitos ajustes consoante a especificidade de cada empresa — no nosso caso, ajustado à nossa realidade.
A minha ideia é fazer melhorias contínuas à base que foi implementada. Cativou-me, nesta solução, o painel da obra, que já vem muito completo de raiz: tem todos os trabalhos, preços, margens, custos com pessoas, materiais e serviços — tudo num painel geral, com dados disponíveis em tempo real e consultáveis a qualquer momento.

 

Como tem sido a parceria entre a Winsig e a Entreferros?

O Cegid PHC é um software versátil e customizável, e a equipa da Winsig está sempre disponível para propor soluções para as questões que levantamos. A interação entre a Winsig e a Entreferros tem sido muito proveitosa e acredito que temos um caminho de crescimento em conjunto.

A sua empresa está pronta para dar o próximo passo?

O futuro das metalomecânicas passa pela digitalização e pela gestão integrada. O WIN Metalomecânicas é a solução que garante controlo, eficiência e rentabilidade. Entre em contacto com a Winsig hoje mesmo e descubra como transformar a gestão da sua empresa.

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