QR Code a partir de Janeiro 2021 e ATCUD a partir de Janeiro 2022 - Novidades nas Faturas

*Atualização – 2021-11-18*

No passado dia 10 de novembro de 2021, foi publicado o Despacho SEAAF N.º 351/2021-XXII, o qual apresenta alterações ao cumprimento de algumas obrigações fiscais como:

• Fica suspensa, em 2022, a comunicação de séries. No próximo ano, a obrigação de aposição do ATCUD nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes é meramente facultativa;
• A aposição do Código QR em documentos fiscalmente relevantes, será obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2022.

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Há uma nova obrigação fiscal na impressão de faturas.

As faturas emitidas pelas empresas e demais sujeitos passivos vão passar a ter dois elementos adicionais: um QR code e um código único de documento, designado ATCUD.

Descubra neste artigo o que muda na faturação do seu negócio, os prazos para a implementação das novas regras e o que deve fazer para estar em conformidade com a nova exigência fiscal.

Comecemos pelo ATCUD e depois debruçamo-nos sobre o QR Code, detalhando os requisitos declarados na Portaria n.º 195/2020.

 

O que é o ATCUD?

 

O ATCUD é um código de validação da série de faturação atribuído pela AT. Deve constar, obrigatoriamente, de todas as faturas e documentos fiscais relevantes.

Caso os documentos tenham mais de uma página, o ATCUD deve constar em todas elas, sem exceção.

Este código caracteriza-se por:

• Uma cadeia de caracteres com um comprimento mínimo de 8 posições
• Apresenta número sequencial
• Tem o formato “ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial”

Como pode reparar pela sua configuração, o ATCUD apresenta 2 elementos:

1. O código de validação da série
2. O número sequencial do documento dentro da série

Por cada série documental comunicada, a AT atribui um código que deve integrar o código único de documento, o ATCUD.

Mas para ter este código, é preciso que o sujeito passivo comunique determinadas informações à AT.

 

O que precisa de fazer para obter o código de validação?

 

Para obter o código de validação, as empresas devem comunicar à AT a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas - por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado.

Esta comunicação é feita via eletrónica. Os dados que deve transmitir à Autoridade Tributária são os seguintes:

• Identificador da série do documento
• Tipo de documento
• Início da numeração sequencial que vai utilizar na série
• Data prevista de início da utilização da série

Após esta comunicação, a AT devolve um código de validação que corresponde à série que foi comunicada.

Tenha em atenção que é necessário pedir à Autoridade Tributária o ATCUD antes de criar ou utilizar uma nova série.

Por outro lado, se pretende manter séries em utilização ou utiliza um programa de faturação, o diploma introduz um regime transitório - que será explicado mais abaixo neste artigo.

Antes, importa explicar o outro novo elemento nas faturas, um código de barras bidimensional, o QR (a sigla para Quick Response).

 

Para que serve o QR Code nas Faturas?

 

Tal como o código único de documento, o QR Code também deve constar de todas as faturas e documentos fiscais relevantes.

Este código contém diversas informações, desde o NIF do adquirente e do emitente, o país e o espaço fiscal com valores de IVA e totais do imposto e do documento, bem como o ATCUD.

Como já seria de esperar, o QR Code deve obedecer às especificações técnicas definidas pela AT, nomeadamente:

• Deve ser emitido por programas certificados pela AT
• Ser perfeitamente legível, independentemente do suporte em que seja apresentado ao cliente (papel, eletrónico, etc.)
• Se os documentos tiverem mais de uma página, é necessário que o QR Code esteja na 1.º ou na última página

Mas para que serve este QR Code? Para garantir que existe uma maior fiabilidade dos dados da fatura, por exemplo, entre o que foi declarado pelas empresas e que está a ser validado pelo consumidor.

Sempre que o seu cliente digitalizar o QR Code com recurso à câmara do seu telemóvel, abrir o QR Code no Programa e-Fatura ou inserir esse código, estará a validar uma fatura - que entra automaticamente no sistema de deduções fiscais.

É expectável que o sistema no Portal das Finanças encontre, do lado do fornecedor, a fatura equivalente.

Portanto, deixa de ser necessário inserir o NIF no momento da compra. Esta identificação deverá ser conseguida através do código único de verificação.

As faturas passam a ter, mais ou menos, esta configuração.

 

 

Naturalmente, a localização do QR-Code e do ATCUD será ajustada conforme as necessidade de cada negócio, embora sempre no cumprimento das especificações técnicas enviadas pela Autoridade Tributária.

 

A partir de quando deve incluir o ATCUD e o QR Code nas faturas?

 

A medida entra em vigor a 1 de Janeiro de 2021 para o QR Code e Janeiro de 2022 para o ATCUD.

No entanto, existe um regime transitório que abre exceções em situações particulares:

• Se utiliza um programa de faturação ou outros meios eletrónicos, deve informar a AT quais as séries documentais que pretende validar a partir do mês de Julho de 2021
• Sujeitos passivos podem manter as séries em utilização e documentos pré-impressos em tipografia autorizada; os documentos pré-impressos podem ser utilizados, no máximo, até 31 de Dezembro de 2021 e desde que tenham sido adquiridos antes da entrada em vigor da portaria

No entanto, sugerimos aos nossos clientes que, logo que possível, para cada tipo de documento que se enquadra nesta obrigação, analisem o respetivo layout emitido a partir do seu sistema PHC e definam onde deverá ser colocado o ATCUD e o QR Code.

 

O que muda na faturação da sua empresa?

 

As mudanças no panorama fiscal são uma constante. A fiscalidade evolui e os negócios nem sempre conseguem manter-se a par de todas as alterações - o que aumenta o risco de incumprimento.

A melhor forma de estar a par e cumprir os deveres fiscais é trabalhar com um programa de faturação e uma empresa-parceira que está ao corrente das medidas fiscais.

Se trabalha com o PHC, o fornecedor do software e a Winsig garantem que:

• A versão mais atual do software contempla todas estes novos requisitos
• Será dada toda a informação para facilitar a emissão das novas faturas no sistema
• Esta atualização vai, por exemplo, incluir mudanças no layout de impressão porque há-que definir a localização do QR Code e do ACTUD

Do seu lado, deve comunicar todas as séries ativas e que vai usar.

 

Software de faturação na resposta às questões fiscais

 

Esta medida pretende combater a fraude e evasão fiscal. Faz parte do Simplex+ o programa de Modernização do Estado Português.

Mais uma vez se comprova que os negócios que trabalham com um programa de faturação têm uma vantagem competitiva associada à automatização do processo de emissão e comunicação de faturas.

Mas não só.

Beneficiam do know-how de fornecedores de software e consultores que lhe dá tranquilidade, confiança e segurança em relação ao cumprimento das obrigações fiscais.

As mudanças podem acontecer, mas terão impacto mínimo no normal funcionamento da sua atividade.