Colaboração na Gestão de Projetos

Além da necessidade de uma eficiente gestão de tarefas e recursos, um dos maiores desafios da gestão de projetos reside numa comunicação frequente com os stakeholders. As metodologias de gestão de projetos mais usuais revelam que grande parte do trabalho do gestor de projeto reside na comunicação com todas as partes (internas e externas) envolvidas no projeto. Esta responsabilidade tem-se revelado de elevada complexidade dada a necessidade de informação atualizada que permita, em tempo real, tomar decisões e antecipar cenários indesejados. A maior parte das vezes a informação necessária encontra-se arquivada de forma tradicional (mesmo com o recurso a ferramentas informáticas) mas sem permitir uma pesquisa organizada.

As tecnologias de informação (TI) têm tido um papel fulcral e crescente no quotidiano de todos os cidadãos e a gestão de projetos ?não passa despercebida? à nova tendência de partilha e colaboração (muito exponenciada pela crescente utilização das redes sociais). As TI aceleraram a troca de informação e valorizaram a gestão do conhecimento, fulcral para o sucesso de qualquer projeto.

Sendo a Winsig uma empresa de consultoria de sistemas de informação e tendo como objetivo uma prestação de serviços de excelência, prima pela necessidade de controlar eficazmente os seus projetos e garantir a maior transparência com os seus clientes (especialmente sobre prazos de entrega e o controlo da evolução do projeto).

Há cerca de 1 ano e meio atrás, iniciou a pesquisa de uma solução informática que permitisse responder aos seguintes requisitos:

? Repositório de informação centralizado, disponível a consultores e clientes finais ? Definição e acompanhamento da execução das etapas de um projeto ? Gestão e alocação de tarefas a consultores ? Controlo de execução de tarefas ? Auxílio nas reuniões de ?ponto-de-situação? com clientes finais ? Níveis de acesso a informação e estado de projetos ? Acesso via browser ou qualquer outro dispositivo móvel

Uma equipa interna da Winsig estudou várias soluções existentes no mercado (podemos disponibilizar a relação das soluções estudadas) e escolheu a solução ActiveCollab. Uma das principais razões de escolha centrou-se na orientação desta plataforma à gestão ?pura? de projetos, ao contrário de outras que se baseavam apenas na gestão de tarefas, em repositórios de informação ou planeamentos agregados de recursos.

A solução adoptada pela Winsig permite que cada projeto de implementação de sistemas de informação seja acompanhado por consultores e clientes, visualizando a lista de tarefas e alocação prevista a cada consultor. De uma forma transparente, o cliente final visualiza o estado de execução das tarefas e pode, ativamente, intervir (complementando ou rejeitando) a execução de uma determinada atividade. Uma área de repositório de informação é também criada, com arquivos de Intervenções, Documentação funcional (representação de processos funcionais implementados, com recurso a diagramas BPMN e apresentação de fluxos de informação), Documentação técnica (apresentação de implementações técnicas efetuadas) e Gestão de alterações (para registo de alterações e novos pedidos não contemplados no âmbito inicial do projeto). Embora de informação estática, esta área assume uma enorme importância dada a quantidade de informação centralizada que disponibiliza a todos os utilizadores.

Após mais de 1 ano de utilização intensiva nos projetos de índole industrial, o feedback obtido é bastante positivo. O cliente final acede a uma plataforma centralizada onde encontra toda a informação do projeto de implementação (reduzindo a necessidade de pesquisa em E-mails, cartas, etc). Além disso, sente-se mais integrado no projeto de implementação, aumentando o seu nível de compromisso e participação. Os consultores são também beneficiados pela utilização desta ferramenta tornando-se mais organizados (na medida em que todas as notas e tarefas a executar encontram-se documentadas). Como objetivo final, o trabalho do gestor de projeto torna-se mais facilitado dado que, baseando-se em informação fidedigna e atualizada, sustenta as suas decisões num conjunto de métricas pró-ativas e apropriadas à gestão global do projeto. Desta forma poderá dedicar maior atenção à gestão eficiente de recursos, tempos de entrega, avaliação de riscos, entre outros.