Como transformar o Onboarding de Colaboradores Remotos num sucesso para empresa e trabalhadores?

O percurso de um novo colaborador na empresa é altamente influenciado pela experiência vivida nas duas primeiras semanas de trabalho. Estudos mostram ganhos de produtividade e retenção de talentos na ordem dos 50%.

Para muitas empresas, a pandemia obrigou a que os seus Recursos Humanos se reinventassem e definissem novas metodologias para acolher os colaboradores remotos.

Contudo, apesar de mais frequente nos dias de hoje, esta realidade não é inédita.

Empresas com alguma dimensão e principalmente subdivididas geograficamente, como é o caso da Winsig, sempre conheceram esta realidade porque nem todos os colaboradores se encontram fisicamente no mesmo local.

Por outro lado, há cada vez mais recursos e ferramentas de Recursos Humanos e colaborativas à disposição.

Com alguma organização e criatividade é possível proporcionar às equipas experiências de integração e de convívio ricas e acolhedoras, sem necessidade de um grande investimento.

6 ideias para criar experiências únicas no onboarding de colaboradores remotos

1. Programe o primeiro dia

Identifique e reúna com antecedência todos os recursos de que o novo colaborador irá precisar para desempenhar as suas funções.

Não podendo o primeiro contacto ser cara-a-cara, existem diversas ferramentas para um acolhimento virtual, como, por exemplo, a videoconferência.

É importante demonstrar que, apesar da distância física, a equipa está satisfeita com a chegada do novo recurso e disponível para o ajudar com todas as dúvidas que possam surgir nesta fase inicial.

Lista dos temas fundamentais a abordar

• Apresentar os diferentes departamentos da empresa;
• Dar a conhecer os responsáveis de cada área;
• Elucidar procedimentos internos-chave;
• Explicar os objetivos propostos para a sua função.

Planeie e partilhe uma agenda com as tarefas previstas para a primeira semana de trabalho do colaborador, de maneira a servir de guião e evitar tempos mortos.

2. Happy Hour de boas-vindas

Após as boas-vindas por parte dos elementos responsáveis pela receção, surge outro momento importante: o primeiro contacto com os colegas de equipa. É preciso quebrar o gelo e proporcionar uma integração o mais completa possível.

Pode ser utilizado o modelo da videoconferência para organizar uma reunião informal coletiva onde o colaborador apresenta-se à equipa e os restantes elementos dão-lhe as boas-vindas.

Recomendamos que, de acordo com a atividade da empresa, seja privilegiado um horário que não interfira com o decorrer normal do trabalho para evitar constrangimentos.

3. Livro de Apresentações Digital

Quando as empresas têm já uma certa dimensão, torna-se complicado para os recém-chegados identificarem todos os elementos da empresa e respetivas funções.

Este fenómeno acontece nas interações presenciais e à distância.

Uma solução simples e prática? Criar um livro de apresentações individuais de cada colaborador em formato digital.

Neste livro, cada pessoa tem a oportunidade de escrever um pouco sobre si, referindo a sua função, a antiguidade na empresa, em que assuntos pode ajudar, mas também alguns aspetos pessoais como os seus hobbies e talentos.

Além da descrição, sugerimos também a partilha de, pelo menos, uma fotografia para ajudar na identificação visual da pessoa.

Na Winsig optamos por incluir uma fotografia formal e outra informal para cada colaborador (é também uma maneira de nos darmos a conhecer fora do ambiente profissional).

Apesar de recomendarmos que o texto seja livre e informal, podem ser estabelecidos, previamente, alguns tópicos a abordar para que o livro respeite um determinado padrão.

4. Manuais Internos

Tão importante como conhecer a equipa, é conhecer a cultura da empresa onde estamos inseridos. Ou seja, se existem métodos e procedimentos pré-estabelecidos que precisam de ser respeitados e cumpridos.

Para isso, recomendamos que, se ainda não o fiz, comece por reunir e organizar toda a informação relevante de interesse geral para a empresa.

Existem tópicos inerentes à atividade da organização e, por vezes, associados a determinados departamentos e/ou funções.

Mas também existem algumas matérias das quais os colaboradores devem estar informados e que são comuns a qualquer ramo de negócio, como, por exemplo:

• Missão, valores e objetivos da empresa;
• Organograma;
• Templates e materiais digitais úteis;
• Procedimentos de RH: lançamento de faltas, férias, despesas, etc.;
• Protocolos e parcerias com outras entidades;
• Contactos úteis.

Depois de identificadas e descritas todas as informações sobre procedimentos, regras, protocolos, parcerias, boas-práticas ou o que seja relevante para a sua empresa, devem ser publicadas através de documentos passíveis de serem consultados pelos colaboradores a qualquer momento.

A consulta desta informação é sem dúvida importante para quem está em processo de integração, mas certamente será útil até para funcionários veteranos que precisem de atualizar-se sobre determinados procedimentos internos.

5. Atividades de Team Building (Remoto)

Com as tecnologias a ganharem terreno nas tarefas e interações do dia a dia, é preciso ter em atenção a qualidade das relações interpessoais e de colaboração nas equipas. Os laços podem, facilmente, ser afetados uma vez que as oportunidades de convívio e de partilha são mais reduzidas.

Por outro lado, se a tecnologia nos afasta fisicamente, tem igualmente a capacidade de nos aproximar por outros meios.

As empresas que oferecem experiências e atividades de Team Building estão a adaptar a sua oferta à nova realidade;
existem cada vez mais alternativas digitais para proporcionar às equipas momentos de convívio e partilha.

Conscientes da importância que este ponto tem na motivação e satisfação no trabalho dos nossos colaboradores, a Winsig organizou, em parceria com uma das empresas especializadas no mercado, uma atividade do tipo Escape Room Virtual.

Para serem bem-sucedidos neste jogo virtual, os colaboradores precisam de definir a estratégia e resolver enigmas em conjunto. Só assim, conseguem completar todas as etapas e conseguir cumprir a missão (teoricamente, impossível).

Este momento de descontração permite quebrar o gelo para novos colegas, mas também fortalecer os laços e o espírito de equipa entre os colaboradores mais antigos.

6. Criação de locais de partilha

Por último, e sendo uma consequência dos vários pontos referidos até aqui, recomendamos que crie um local comum de partilha e consulta de informação acessível 24 horas a todos os colaboradores.

Existem diversas opções como os grupos de Equipas do Microsoft Teams ou o SharePoint, também da Microsoft.

Aliado à partilha de informação e documentos da empresa, pode também criar uma página para a partilha de ideias e experiências informais como o Workplace do Facebook ou a Yammer da Microsoft, para que os colaboradores possam interagir mesmo em questões não relacionadas com trabalho.

Integrar colaboradores com sucesso na era do trabalho híbrido e/ou remoto exige criatividade e ferramentas digitais próprias

Da próxima vez que for responsável pela integração de um novo colaborador, lembre-se que esta fase será preponderante para o seu percurso na empresa.

Contudo, não nos podemos esquecer que este é um trabalho contínuo.

Restam poucas dúvidas que a produtividade e a proatividade dos colaboradores são diretamente influenciadas pela sua motivação e bem-estar no trabalho.

A redução do turnover, o bom ambiente, as relações de compromisso e acima de tudo, a oportunidade de trabalhar com equipas satisfeitas, são algumas das vantagens na adoção de metodologias de integração e acompanhamento de colaboradores.

Fale com a Winsig para obter aconselhamento sobre as soluções digitais mais adequadas para fazer o onboarding de colaboradores remotos.