Saiba como implementar um software de gestão e utilizar o Power BI traz maior rentabilidade ao seu negócio

A Lusilectra concentra as suas operações em quatro áreas de negócio: acessórios ligados ao setor automóvel, empilhadores, equipamentos para oficinas e centros de inspeção e ferramentas profissionais.

Com uma abrangência nacional, “pretendia adotar um software de gestão que centralizasse a informação, ajudasse na gestão dos negócios e agilizasse os processos de gestão”, refere Paula Cruz, CEO da Lusilectra.

O que levou a Lusilectra a implementar o software de gestão PHC?

O sistema de gestão que utilizávamos anteriormente não estava adaptado às nossas necessidades, por isso, efetuámos um estudo de mercado e concluímos que o software de gestão PHC era o mais adequado para implementar na Lusilectra.

O PHC é uma ferramenta de gestão que nos veio ajudar bastante e foi parametrizado pela Winsig para responder à gestão diária, em todas as áreas em que trabalhamos.

 

As áreas de negócio a que se dedicam, mesmo sendo dentro do mesmo setor, têm necessidades distintas para o software de gestão?

Numa visão geral, estas atividades aparentam ser similares quanto à sua gestão, mas há particularidades em cada uma delas que têm de ter soluções à medida.  

No caso das ferramentas profissionais e dos acessórios automóvel, temos de fazer a gestão da rede de agentes nacional e dos inúmeros artigos e referências.  
Os equipamentos para oficinas e centros de inspeção e os empilhadores também têm características diferentes entre si e, apesar de terem em comum o facto de serem comercializados diretamente, ou seja, B2B, também têm detalhes que tiveram de ser parametrizados para os podermos gerir.

Em suma, o tipo de trabalho que desenvolvemos para estas quatro atividades é muito diferente. Fazer uma proposta, emitir uma fatura ou fazer a montagem de uma oficina automóvel são atividades completamente diferentes de, por exemplo, comercializar ferramentas profissionais.

 

A Winsig desenvolveu alguma solução customizada na implementação de software de gestão para a Lusilectra?

Como o software de gestão PHC é muito flexível, decidimos trabalhar com a Winsig para  desenvolver as soluções que necessitávamos.

Sabíamos o que pretendíamos, uma vez que tivemos a experiência com um software anterior que não correspondia de todo às nossas necessidades, e fomos partilhando as dificuldades e as questões que tínhamos com a Winsig de forma que os consultores e os programadores pudessem apresentar soluções que nos ajudassem na gestão geral da Lusilectra.

Neste momento, o PHC responde quase a 100% das nossas necessidades, mas existem ainda alguns desenvolvimentos a efetuar com a Winsig, para melhorar a eficiência de processos.

 

Considera que a implementação do software de gestão PHC, a par com as soluções da Winsig, acompanham o crescimento da Lusilectra?

Sem dúvida que sim. Para além das quatro atividades principais que mencionei, temos oficinas direcionadas para cada uma dessas atividades e nas quais temos de fazer o acompanhamento dos técnicos na execução de trabalhos internos e externos.

O software de gestão PHC tornou-se numa ferramenta indispensável para este efeito e este é um excelente exemplo de como este ERP e as soluções desenvolvidas pela Winsig acompanham o nosso crescimento. Atualmente, os técnicos que trabalham fora da Lusilectra, que são cerca de 90%, utilizam o PHC Web, o que diminui o número de deslocações ao escritório para fazer o reporte das atividades que desenvolveu e das necessidades, pois pode-o fazer diretamente através de um dispositivo móvel.

Posteriormente, sentimos a necessidade de desenvolver uma aplicação para que esses técnicos pudessem comunicar com os serviços centrais de forma mais célere e imediata, solução que foi desenvolvida internamente pela Winsig.

Atualmente, os técnicos podem fazer a abertura da obra, importação de tempos, requisição de material, relatórios de deslocação e de horas de trabalho, entre outras informações relevantes. Esses dados são comunicados diretamente para o software de gestão PHC, vindos da APP, e o BackOffice consegue analisar e sintetizar informação nos serviços centrais, fazer o fecho da obra e respetiva faturação.

 

Existe algum processo que, após a implementação do software de gestão PHC, passasse a ser mais célere?

Sim, nomeadamente nos processos que envolvem as encomendas a fornecedores nacionais e estrangeiros e com diferentes tipos de moeda.

A atividade de comercialização de ferramentas, por exemplo, necessita de uma gestão diária de encomendas e tem inúmeras referências, ao contrário do que acontece quando encomendamos empilhadores ou equipamentos oficinais.

A variação de preços tem sido uma constante (a nível mundial) e o PHC é uma ajuda fundamental para confirmar os valores e quantidades das encomendas automaticamente, o que nos poupou imenso tempo. A entrada em armazém, por exemplo, é confirmada através do picking que insere as referências no software de gestão PHC que, por sua vez, confirma os itens com a nota de encomenda enviada ao fornecedor.

Estes foram alguns processos de automatização que nos trouxeram grande rentabilidade e poupança de tempo.

 

A gestão oficinal também assenta no software PHC e nos desenvolvimentos customizados para a Lusilectra?

Dentro do universo da gestão oficinal, implementámos módulos de gestão preventiva e de avarias. Um dos setores em que utilizamos estas ferramentas com mais frequência é o dos empilhadores que, como qualquer outro veículo, têm de ser sujeitos a revisões periódicas. Foi customizado um alerta para que estas tarefas sejam realizadas dentro dos prazos estipulados. Por outro lado, no caso de redundâncias de avarias, conseguimos discernir se o problema está na peça ou se houve erro humano na intervenção.

 

Refira o impacto que a introdução do Power BI teve na gestão da Lusilectra.

Como o PHC regista os dados de todos os departamentos, queríamos passar a analisá-los com mais detalhe, comparar informações, aprovar e rejeitar faturas, orçamentos, etc.

Lançámos o desafio à Winsig e apresentaram-nos um desenvolvimento de Power BI com estas e outras premissas relevantes. Os painéis são atualizados automaticamente, duas vezes por dia, para que a direção da empresa possa ter uma visão 360 da atividade de todos os departamentos. É um desenvolvimento que nos traz tranquilidade e segurança no acesso e análise de dados.

Estão satisfeitos com a parceria com a Winsig para a implementação do software de gestão PHC?

A Winsig é um parceiro de excelência na apresentação e desenvolvimento de soluções de gestão.

O Roberto Neto, que é o gestor de projeto da Winsig que nos acompanha, conseguiu fazer tudo o que lhe solicitámos, não só no momento da implementação, como nos momentos seguintes. A Winsig tem profissionais bastante disponíveis e prestáveis, mas mais importante é o facto de perceberem o que pretendemos e de conseguirem transformar essa informação em linguagem informática.