É fácil gerir um Projecto de Implementação de um ERP?

Não, não é. Para começar, é essencial que todos os envolvidos compreendam que um projecto de implementação de um ERP é como um processo de criação de uma peça de engenharia, como por exemplo um carro. Os seus componentes devem estar perfeitamente adaptados, sincronizados e oleados para trabalharem sem atrito, em consonância e com um objectivo comum.

Como num carro, também é importante que quem desenha, produz e utiliza, tenha pleno conhecimento do seu papel no projecto e foco no objectivo final. Só assim podem desempenhar o seu papel de forma integrada e com todo o “engenho”.

 

Os passos principais são:

• identificar a necessidade que o cliente tem
• idealizar a solução, aproveitando o conhecimento e a experiência adquiridos – o âmbito
• conseguir juntar a melhor equipa (nossa e do cliente) para a implementação do projecto
• formar os utilizadores de maneira que saibam aproveitar da melhor forma a solução que implementámos

Um projecto de sucesso é como um carro que nos leva onde queremos, com eficácia, eficiência e segurança.

 

A Importância da equipa no sucesso do projecto de implementação

Os projectos, independentemente da sua complexidade técnica, são muito influenciados pela componente humana. Aliás, acredito que a ligação entre os membros de cada uma das equipas, mas principalmente entre as duas equipas, a nossa e a do cliente, é um factor determinante para o sucesso do projecto.

A consultoria que temos de prestar tem de ser especial e por isso com especialistas que garantam qualidade, mas também com empatia e entrosamento com o cliente. 

Todos trabalhamos melhor se existir um ambiente agradável entre as equipas, as dificuldades são mais facilmente ultrapassadas e o foco no sucesso do projecto passa a estar “entranhado” em todas as pessoas que trabalham no projecto.

 

Será a definição do âmbito a etapa mais difícil de um projecto? 

O âmbito do projecto é um ponto essencial a definir. A minha experiência diz-me que nunca está 100% claro para qualquer um dos lados. No entanto, se conseguirmos ter o âmbito definido e aceite por todos em cerca de 80 a 85%, já será um feito assinalável.

É precisamente na definição e aceitação do âmbito que surgem a maioria dos conflitos nos projectos. 

O sonho de qualquer Gestor de Projecto seria ter o âmbito do projecto definido a 100% e totalmente com a concordância do cliente – bons sonhos...

 

Qual o papel do Gestor de Projecto na gestão das expectativas? 

Como os 100% nunca existem, é aqui que o Gestor de Projecto tem de ser mais presente e interventivo. A expectativa do cliente está sempre nos 100%, que ele próprio idealizou. Um Gestor de Projecto tem de gerir as expectativas do cliente, ceder o necessário para que o cliente se sinta confortável, mas sem prejudicar a rentabilidade do projecto. 

Afinal estamos sempre a falar de negócios. E os negócios só são bons se todos ganharem.

 

Um dia, numa aula de Política Comercial na AESE, ouvi uma frase do professor André Vilares Morgado, que achei genial - “quando numa fase de negociação um cliente vosso vos disser que devem encarar a relação entre as duas empresas, como uma parceria, fujam a “7 pés”. Na prática ele está-vos a dizer que vai tentar extrair o máximo de vocês sem estar minimamente preocupado com a vossa empresa, tentando dar-vos a ideia de que estão a fazer o melhor negócio do mundo”.

 

Diferentes clientes, diferentes soluções

No nosso dia-a-dia acabamos por ter diferentes tipos de projectos que, claro, necessitam de uma adaptação ao nível da gestão de projecto e até mesmo na forma como os projectos são implementados. Isto é natural e tem sucesso quem melhor se adaptar – é a selecção natural.

Os interlocutores do lado do cliente são essenciais, não só para o sucesso do projecto – peça chave – como para o decorrer dos trabalhos de implementação e gestão de projecto.

Assim, considero que existem 4 grandes tipos de clientes que podemos encontrar usualmente na nossa gestão do projecto:

• Focados nos problemas
• Focados nos custos
• Focados no “martelo”
• Focados nas soluções 

Todos têm um objectivo: conseguir extrair mais do ERP e garantir a melhor implementação para a sua empresa! No entanto, diferem na forma como consideram que deve ser realizado o projecto de implementação, como deve ser correctamente utilizado um ERP e mesmo sobre qual é o objectivo de um ERP numa empresa.

 

Clientes focados nos problemas

Os clientes focados nos problemas, para mim são os mais difíceis de gerir. Não conseguem entender que os projectos só funcionam se ambas as equipas estiverem a remar para o mesmo lado. Preocupam-se somente em criticar, sem foco no sucesso - a culpa é sempre do implementador ou do software.

Esta forma de estar desgasta as relações entre as empresas e cria um desgaste natural nas equipas. 

Queremos que a Winsig seja sempre uma das melhores empresas para trabalhar. Por isso, tendo em conta que a nossa equipa de consultores trabalha sempre em “casa” do cliente, queremos que esse bom ambiente no trabalho também exista no cliente. Ir trabalhar tem de ser algo que fazemos com gosto, pois ocupamos grande parte da nossa vida a trabalhar.

Gostamos de conseguir mudar mentalidades e por isso apostamos no sucesso de clientes com esta característica, de foco no problema. Tentamos provar-lhes que o nosso trabalho vai ser uma mais-valia para a sua organização. Mas se chegarmos à conclusão de que nunca o conseguiremos fazer, também somos claros em dizê-lo. Pois esta relação tem de ser um WIN-WIN. Quando não o é, não faz sentido continuar.

 

Cliente focados no custo

Os clientes focados no custo, não entendem que um ERP faz parte do mundo tecnológico e que por isso o que “gastam” no ERP deve ser considerado efectivamente um investimento que lhes permite melhorar os processos e ajudar a prestar um melhor serviço aos seus próprios clientes, sendo consequentemente, essencial para a sua rentabilidade. 

Na Winsig já conseguimos mudar muitas destas mentalidades e é algo que nos dá muito orgulho.

Quando um cliente deste tipo muda a sua mentalidade, vai continuar a ser um duro negociador, mas como vê regularmente resultados, nunca mais equaciona deixar de trabalhar connosco.

 

Clientes focados no “martelo”

Os clientes focados no “martelo”, são clientes que têm a “absoluta” certeza do que querem. Estão seguros da sua visão e não tem qualquer margem para dúvidas, nem gostam de ouvir outras soluções de quem tem décadas de experiência na implementação de ERPs. 

Normalmente, são pessoas com muitos anos de experiência no seu trabalho e por isso acreditam que a sua forma de trabalhar é a única correcta. Por outro lado, não se conseguem adaptar à evolução dos tempos e da tecnologia. São os profissionais do Excel – “o melhor ERP do mundo”. Para elas o ERP só serve para emitir facturas, gerir conta-corrente e controlar stock. 

Acham que têm a solução para tudo e o nosso trabalho deve ser de executante das suas instruções, mesmo que não siga as boas práticas que defendemos e que sabemos que resultam – querem que sejamos um “mero martelo” para obterem os resultados que pretendem. Não sabem o que é um projecto, planeamento e âmbito de tarefas. 

No entanto, a realidade é que têm muito receio que o ERP revele que o seu trabalho pode ser optimizado e assim os torne dispensáveis. O que deviam efectivamente concluir é que o ERP pode tornar o seu próprio trabalho mais produtivo, eficiente e melhorar a rentabilidade da empresa.

Nestes casos, tentamos mudar mentalidades. Porém, também sabemos quando devemos desistir. Preferimos investir o nosso tempo a ajudar outras organizações a melhorar os seus processos, as que querem efectivamente evoluir.

 

Clientes focados nas soluções

Os clientes focados nas soluções são os que querem melhorar os processos da sua empresa e garantir um retorno do investimento que fizeram na implementação do ERP.

Felizmente já encontrei vários. O melhor destes projectos é que também nos ensinam muito e ajudam-nos a ser cada vez melhores. O desafio nestes projectos é conseguir ir ao encontro das expectativas destes clientes, pois esperam sempre o melhor de nós.

São projectos aliciantes, que nos dão traquejo para sermos cada vez melhores. É por estes clientes que me apaixonei pela consultoria, pelo contacto com as pessoas, pela aprendizagem constante que estes projectos nos dão.

 

Conclusão

O mundo actual da consultoria está cheio de novos desafios, sejam pela conjuntura económica ou política, ou pela evolução tecnológica que atinge velocidades cada vez mais vertiginosas. Quem não se adapta é facilmente ultrapassado. Isto aplica-se a nós, implementadores, mas também aos nossos clientes. 

Cabe-nos sermos os impulsionadores destas mudanças nas organizações. Temos esse direito pelo lugar de destaque que atingimos no universo das consultoras, mas principalmente temos esse dever para com os nossos clientes.

Temos de ser cada vez mais ágeis na gestão de projectos para conseguirmos entregar mais valor em menos tempo. Sem as melhores pessoas, isto não é possível. 

Gerir projectos é gerir pessoas, expectativas, tempo e dinheiro, de forma a conseguir entregar uma solução de sucesso ao cliente, ajudando-o a criar a sustentabilidade do seu negócio e dando-lhe ferramentas para estar preparado para os desafios que o futuro lhe apresentar. 

O Sucesso dos nossos clientes é também o nosso Sucesso como empresa e como pessoas.

 

Nota: Este texto não foi escrito ao abrigo do novo acordo ortográfico