Caso de Sucesso: Espanha e Associados

Cliente

Desafio

Enquanto sociedade de advogados de referência vocacionada para a prestação de serviços de consultadoria e representação jurídica a Espanha e Associados necessitava gerir eficientemente todo o trabalho desenvolvido pela equipa e respetiva faturação.

Numa fase de forte crescimento com vários advogados a trabalhar nos mesmos clientes tornava-se crítico saber exatamente quanto tempo tinha sido consumido em cada processo o que dada a pluralidade de advogados era impossível de aferir pelo coordenador.Por outro lado havia um número cada vez maior de clientes a querer ter conhecimento dos serviços que estava a pagar pelo que a Espanha e Associados precisava de responder a este desafio com rapidez e veracidade.

A sociedade já utilizava uma base de dados dos serviços prestados a cada cliente mas este ficheiro não estava ligado ao sistema de faturação. A não integração implicava uma maior carga administrativa e a perda de informação uma vez que os lançamentos não ficavam agregados na fatura.

A mudança era inevitável e passava pela automatização e integração de todos os processos de gestão numa solução adaptada à área jurídica.

Tendo em conta a boa reputação da Winsig no universo de empresas que desenvolvem soluções com base no software PHC a Espanha e Associados decidiu avançar com o projeto que tornaria a sua gestão mais ágil e eficaz.

Solução

Para responder às necessidades identificadas a opção recaiu na implementação do SIG Advogados uma aplicação chave na mão desenvolvida pela Winsig com base no software PHC para a gestão integrada de processos jurídicos que permite à Espanha e Associados gerir a sua atividade de forma ágil e eficiente.

A solução é utilizada por 20 colaboradores e a implementação teve a duração de cerca de 3 semanas envolvendo 1 consultor da Winsig e 1 colaborador da Espanha e Associados. Um grupo composto por cerca de 5 pessoas da sociedade delineou as linhas fundamentais dos objetivos a atingir com o programa e reunia de forma regular para acompanhar o projeto transmitir feedback e responder aos desafios que iam surgindo.

A Winsig foi responsável por encontrar as soluções apropriadas para os objetivos definidos pela Espanha e Associados respondendo prontamente a todas as solicitações.

Resultados

A implementação do SIG Advogados permitiu à Espanha e Associados o total controlo do trabalho efetuado e a sua correta faturação. Uma vez que o core business da sociedade é vender horas de trabalho um bem imaterial é fundamental a sua rigorosa mensuração sob pena de não faturar o trabalho desenvolvido. Por outro lado no caso de propostas fechadas ou avenças fixas possibilita aferir se o preço fixado é adequado e fazer ajustamentos em casos semelhantes ou posteriores. Permite ainda o controlo de prazos na globalidade do escritório.

No que respeita aos stakeholders da sociedade a solução possibilitou:

Aos clientes: Obter confiança pelo facto do trabalho ser lançado no dia em que é realizado ao minuto. Não há estimativas pelo que os clientes sabem que o tempo gasto no processo é o tempo real. Para além disso têm uma descrição pormenorizada do trabalho desenvolvido.

Aos utilizadores: Gerir o seu trabalho através de uma aplicação fácil de utilizar uma vez que podem retirar listagens das suas tarefas pendentes por ordem de prioridades. Para os coordenadores esta funcionalidade permite gerir o departamento e aferir se há advogados com excesso ou escassez de trabalho.

Aos colaboradores: Avaliar comparativamente o trabalho de cada um pois fornece informação para alguns parâmetros da sua avaliação pessoal.

A trabalhar com a Winsig desde Dezembro de 2010 a Espanha e Associados está muito satisfeita com o trabalho da empresa devido à sua eficácia e rapidez de resposta.

Testemunho do cliente

“Optámos pela Winsig porque conhecíamos a sua boa reputação no universo de empresas que desenvolvem PHC e porque apresentou uma proposta mais coerente e abrangente do que a concorrência. Por outro lado havia confiança na sua continuidade no mercado de desenvolvimento em PHC fator importante num produto para o qual podemos solicitar adaptações e melhorias que vamos descobrindo à medida que o vamos trabalhando e evoluindo.”

Cliente

Espanha e Associados

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