Os seus colaboradores estão familiarizados com o seu Sistema ERP?

A integração do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e do utilizador nem sempre está otimizada para produzir o resultado perfeito. Recurso a agendas em papel, falta de formação, resistência à mudança ou o receio inconsciente de ser substituído por uma máquina são alguns dos obstáculos.

As empresas devem tranquilizar os seus utilizadores e demonstrar que com processos automatizados o sistema ERP é um grande aliado e não um inimigo.

Por experiência, e apesar do investimento das organizações em software ERP, é muito fácil encontrar dificuldades num elemento importante desta relação: o utilizador.
 

Quais os principais receios dos utilizadores do sistema ERP?

Inconscientemente, com a melhoria da eficácia e do desempenho dos processos implementados ao nível do software de gestão, o utilizador sente-se mais dispensável, portanto, menos importante na cadeia do processo, em cada fluxo de informação.

Ao sentir-se substituível, o utilizador pode sentir-se desconfortável ao trabalhar com o sistema ERP.

Por outro lado, a desmaterialização dos processos, o arquivo automático e num só local, com acesso controlado, a ligação ao registo, mas ao mesmo tempo acessível a todos os utilizadores autorizados, a rapidez de resposta nas pesquisas, facilitam o trabalho, mas deixam também utilizadores do sistema de ERP mais conservadores desconfortáveis, afinal, têm de partilhar o que anteriormente era só deles: carteira de clientes, documentação, ou outros dados.

Encontramos muitas secretárias com post-its, notas afixadas nos ambientes de trabalho dos PC. Ou agendas em papel com documentos inseridos em cada folha de cada data, lembrando que algo tem de ser feito nesse dia, no fundo o seu próprio alerta.

E sendo o “seu alerta”, se não estiver inserida no sistema ERP, mais ninguém vai executar essa tarefa. Seja um contacto a fazer, reclamar a encomenda atrasada, tratar de uma nota de crédito, depositar o cheque, enviar uma mensagem de correio eletrónico.

 

Formação e envolvimento para a utilização do Sistema ERP

Encontramos utilizadores que, obviamente, conhecem muito bem as funções mais complexas do seu software ERP e que até sugerem melhorias. 

Esses utilizadores podem, no entanto, desconhecer ainda outras funções, comuns à maioria dos módulos. Estas podem ser usadas em separado ou integradas num workflow, facilitando muito o trabalho administrativo. Estes fluxos podem ir do agendamento de tarefas pessoais ou por grupo ou departamento, ao registo de correspondência, à gestão de chamadas telefónicas.

A falta de conhecimento tem por base maus hábitos que resultam de anos de trabalho com outros processos, com um outro software de gestão, falta de formação, ou até pela passagem do método usado por um anterior colega.

A formação contínua dos colaboradores pode mitigar ou resolver esta situação.

Benefícios de uma Utilização correta do Sistema ERP

• Melhoria da qualidade do trabalho;
• Simplificação do processo de controlo das finanças;
• Gestão otimizada dos stocks e respetivos custos;
• Análise métrica do negócio;
• Agilização dos processos e rápida resolução de problemas;
• Melhores decisões e estratégias.

A utilização correta do sistema ERP, além de melhorar a qualidade do seu trabalho, liberta tempo para que o utilizador se concentre no essencial: tomadas de decisão e gestão dos seus processos.

Se considera que a sua equipa de vendas poderia tirar maior partido de todas as potencialidades do seu ERP, considere apostar na formação da utilização de softwares ERP.

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