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Gerir equipas técnicas que trabalham fora das instalações da empresa exige muito mais do que organizar uma agenda. É necessário saber quem está disponível, onde decorre cada intervenção, que trabalho deve ser executado, quanto tempo foi utilizado, que materiais foram consumidos e o que deve ser faturado ao cliente.
O Odoo Field Service reúne este processo numa plataforma integrada. A solução permite planear intervenções, atribuir tarefas aos técnicos, disponibilizar informação no terreno, controlar tempos e materiais, recolher assinaturas e preparar a faturação com base no trabalho realizado.
Para empresas que ainda coordenam intervenções através de folhas de cálculo, chamadas, e-mails ou mensagens dispersas, a principal diferença está na centralização da informação e na ligação entre o trabalho realizado no terreno e os restantes processos da empresa.
O que é o Odoo Field Service?
O Odoo Field Service é o conjunto de funcionalidades do Odoo destinado à gestão de serviços e equipas que executam intervenções nas instalações dos clientes. Pode ser utilizado para organizar trabalhos de instalação, assistência técnica, manutenção, reparação, inspeção ou outros serviços que obriguem à deslocação de técnicos.
Na versões do Odoo 19.2, estas funcionalidades deixaram de estar organizadas numa aplicação autónoma. A partir desta versão, o Field Service passou a estar integrado na aplicação Planeamento, mantendo as funcionalidades destinadas à gestão de equipas e serviços no terreno. A designação Odoo Field Service continua, por isso, a ser utilizada para identificar este conjunto de funcionalidades. A partir da mesma plataforma, a empresa consegue acompanhar o planeamento das equipas, as tarefas atribuídas, os dados do cliente, os tempos de trabalho, os produtos utilizados e a documentação associada a cada intervenção..
Para que serve o Odoo Field Service?
O Odoo Field Service ajuda a controlar todo o processo que existe entre a criação de uma intervenção e a conclusão do trabalho no cliente. Em vez da equipa administrativa trabalhar numa ferramenta, os técnicos noutra e a faturação depender de informação enviada posteriormente, os vários intervenientes podem trabalhar na mesma aplicação, com acesso aos mesmos dados.
Esta integração permite reduzir a duplicação de informação, melhorar o acompanhamento das intervenções e acelerar a passagem do trabalho técnico para os processos administrativos e financeiros. Quando estas intervenções fazem parte da gestão do serviço pós-venda, a centralização da informação ajuda a manter o pedido, o histórico do cliente e a execução do serviço ligados ao mesmo processo.
Planeamento das equipas técnicas
Uma das primeiras necessidades de uma empresa com equipas no terreno é saber quem está disponível e que trabalhos estão atribuídos a cada técnico.
O Odoo permite visualizar e organizar tarefas através de diferentes vistas, entre as quais calendário, Kanban, Gantt e mapa. Desta forma, é possível consultar o trabalho previsto, alterar os responsáveis, ajustar as datas e analisar a distribuição das intervenções.
A vista de mapa acrescenta a localização das tarefas, o que facilita a organização das deslocações quando existem várias intervenções no mesmo dia. O Odoo permite ainda preparar um itinerário com base nas localizações e nas datas planeadas das tarefas.
O objetivo é relacionar a disponibilidade, a localização e a carga de trabalho antes de atribuir uma intervenção.
Informação disponível no terreno
Quando um técnico chega às instalações de um cliente, precisa de ter acesso à informação necessária para executar o serviço. A aplicação móvel do Odoo permite consultar e atualizar as tarefas a partir de dispositivos móveis. O técnico pode aceder à intervenção, consultar os dados associados e introduzir a informação relativa ao trabalho executado.
As atividades relacionadas com a tarefa ficam centralizadas, o que permite manter chamadas, e-mails, notas, reuniões e outros elementos associados ao mesmo processo. Isto reduz a dependência de informação transmitida por telefone ou por mensagens e cria um histórico mais consistente de cada intervenção.
Folhas de trabalho adaptadas ao serviço
Nem todas as intervenções exigem a mesma informação. Uma empresa de instalação pode precisar de uma lista de verificações. Uma empresa de manutenção pode necessitar de dados técnicos sobre equipamentos, enquanto uma equipa de assistência pode precisar de indicar a causa da avaria, a solução aplicada e os materiais utilizados.
O Odoo permite criar folhas de trabalho adaptadas aos diferentes tipos de intervenção. Desta forma, o técnico pode preencher os campos relevantes para o trabalho que executou e a empresa passa a recolher informação de forma mais consistente. Esta estrutura também facilita a análise posterior, porque os dados deixam de ficar limitados a descrições livres ou documentos em papel.
Como controlar o tempo de cada intervenção?
O tempo é uma das componentes mais importantes de muitos serviços técnicos.
O Odoo permite utilizar um temporizador associado à tarefa e manter os tempos de trabalho ligados à intervenção. A empresa passa, assim, a saber quanto tempo foi utilizado em cada serviço e pode relacionar essa informação com o trabalho executado.
Esta informação torna-se particularmente relevante quando os serviços são faturados por hora, quando é necessário analisar a duração média das intervenções ou quando a empresa pretende comparar o tempo previsto com o tempo efetivamente utilizado. O técnico deixa de depender de apontamentos paralelos e a informação fica associada à tarefa correspondente.
Como gerir os materiais utilizados pelos técnicos?
Uma intervenção no terreno pode exigir peças, componentes ou outros produtos. No Odoo, os produtos utilizados podem ser adicionados diretamente à tarefa através do catálogo de produtos. Quando esta funcionalidade está configurada, o consumo pode atualizar o inventário e os produtos podem ser incluídos no processo de faturação. Esta ligação é relevante para empresas que precisam de saber não só que trabalho foi executado, mas também que materiais foram utilizados.
Sem esta ligação, é frequente existir uma diferença entre o que saiu fisicamente do stock, o que o técnico utilizou e aquilo que acaba por ser faturado. Ao relacionar intervenção, materiais e inventário, a informação passa a acompanhar o processo desde o terreno até ao sistema de gestão.
O cliente pode assinar a intervenção no local?
Sim. O Odoo permite recolher a assinatura do cliente a partir da aplicação móvel e associá-la ao relatório da intervenção. Esta funcionalidade permite confirmar o trabalho efetuado no próprio local e reduz a dependência de folhas de intervenção em papel que precisam de ser entregues, digitalizadas ou introduzidas posteriormente no sistema.
O relatório final pode incluir informação sobre o serviço, produtos utilizados, tempos de trabalho e folha de trabalho preenchida. Para as empresas em que a confirmação do cliente faz parte do processo de assistência, esta ligação entre execução e validação cria um histórico mais completo do serviço prestado.
Como funciona a faturação no Odoo Field Service?
Um dos problemas frequentes na assistência técnica surge depois do técnico terminar o trabalho. A intervenção pode estar concluída, mas a faturação ainda depende de alguém receber as horas utilizadas, confirmar os materiais consumidos, interpretar a folha de trabalho e preparar o documento para o cliente.
O Odoo permite aproximar estes processos. As horas e os produtos associados à tarefa podem servir de base à faturação e o sistema permite criar faturas em rascunho a partir da própria intervenção, quando o processo está configurado para esse efeito. A vantagem está na redução da reintrodução manual de informação entre a equipa técnica e a área administrativa.
Como começa uma intervenção no Odoo?
Uma tarefa de serviço no terreno pode nascer de diferentes processos. Pode ser criada diretamente pela equipa, mas também pode resultar de uma encomenda de venda, de um pedido recebido através de formulário ou e-mail, ou de um ticket de Helpdesk, consoante as aplicações instaladas e a configuração definida.
Esta possibilidade é importante porque o serviço no terreno raramente começa no próprio técnico. Pode começar com uma venda de um serviço, com um pedido de assistência, com uma reclamação de um cliente ou com uma intervenção previamente acordada. Ao ligar estes processos, a informação acompanha o pedido desde a origem e reduz-se a necessidade de criar manualmente uma nova tarefa em cada etapa.
Odoo Field Service, Helpdesk e Manutenção são a mesma coisa?
Não. As três áreas podem estar relacionadas, mas respondem a necessidades diferentes.
O Helpdesk está orientado para a receção, organização e tratamento de pedidos de suporte através de tickets. Permite estruturar equipas, prioridades, etapas e processos de atendimento ao cliente.
O serviço no terreno entra em ação quando esse pedido requer intervenção física nas instalações do cliente. Um ticket de Helpdesk pode, por exemplo, dar origem a uma tarefa destinada a um técnico que terá de se deslocar ao local.
A aplicação Manutenção no Odoo tem outro foco. Destina-se sobretudo à gestão da manutenção de equipamentos e ativos, com pedidos de manutenção, intervenções preventivas e corretivas e histórico dos equipamentos. Na prática, uma empresa pode utilizar Helpdesk para receber o pedido, funcionalidades de Field Service para executar a intervenção no cliente e Manutenção para controlar equipamentos cuja manutenção faça parte dos seus processos.
Que empresas podem beneficiar do Odoo Field Service?
O Odoo Field Service pode fazer sentido para empresas que tenham técnicos ou outras equipas a executar trabalho nas instalações dos clientes e que precisem de ligar essas intervenções aos restantes processos da organização. É particularmente relevante quando existe um volume regular de intervenções, várias pessoas no terreno, necessidade de planeamento, consumo de materiais, controlo de tempos ou faturação associada ao serviço prestado.
Empresas de assistência técnica, instalação, manutenção, serviços técnicos, inspeção ou outros serviços externos podem encontrar neste tipo de solução uma forma de substituir processos dispersos por um fluxo integrado. Para um exemplo de contexto industrial com instalação e manutenção de equipamentos, pode consultar o caso Pentaline apresentado pela Winsig.
A dimensão da equipa, por si só, não determina a necessidade de uma solução deste tipo. O fator mais importante é a complexidade do processo e a quantidade de informação que precisa de circular entre escritório, técnicos, cliente, stock e faturação.
Quais são as principais vantagens de gerir o serviço no terreno no Odoo?
A primeira vantagem é a centralização da informação. As tarefas, clientes, técnicos, tempos, materiais e documentos podem ficar ligados dentro do mesmo sistema.
A segunda é o planeamento. A empresa ganha maior visibilidade sobre as intervenções previstas, os responsáveis e a disponibilidade das equipas.
A terceira é a ligação entre a execução e a faturação. O que acontece no terreno pode alimentar diretamente os processos seguintes, sem depender de sucessivas introduções manuais de dados.
Existe ainda uma vantagem que resulta da própria arquitetura modular do Odoo: o Field Service não precisa de funcionar de forma isolada. Pode relacionar-se com áreas como Vendas, Inventário, Helpdesk, Projetos e Faturação. É precisamente esta ligação que distingue uma aplicação isolada para técnicos de uma plataforma na qual o serviço no terreno faz parte do restante processo empresarial.
O que deve ser definido antes de implementar o Odoo Field Service?
A implementação deve começar pelo processo. Antes de parametrizar o sistema, é necessário perceber como nasce um pedido de intervenção, quem o valida, quem define o técnico, que informação deve chegar ao terreno, quais os dados que o técnico tem de preencher, como são tratados os materiais e quando uma intervenção pode ser considerada concluída.
Também deve ficar claro como se processa a faturação, que informação precisa de ficar disponível para análise e que outras aplicações do Odoo devem fazer parte do processo.
Uma empresa que apenas replica no software um processo mal definido pode continuar a ter os mesmos problemas, embora passe a executá-los numa ferramenta diferente.
A implementação deve, por isso, aproveitar a mudança tecnológica para rever o fluxo de trabalho e eliminar etapas que já não são necessárias.
Odoo Field Service com a Winsig
A Winsig é parceiro Odoo e apoia empresas na análise, implementação e adaptação do Odoo aos seus processos de gestão.
Num projeto de serviço no terreno, o trabalho deve começar pela análise da forma como a empresa recebe, planeia, executa e fatura as intervenções. A partir daí, é possível definir que aplicações devem estar ligadas ao processo e que informação precisa de circular entre as diferentes áreas.
O objetivo deve passar por criar um processo no qual a informação gerada no terreno também seja útil para quem planeia, acompanha clientes, controla stocks, fatura serviços e analisa o desempenho da empresa.
Quer perceber como o Odoo Field Service pode adaptar-se aos processos da sua empresa?
A Winsig pode ajudar a analisar o processo e a definir de que forma o Odoo pode apoiar o planeamento, a execução e a faturação das intervenções. Fale com a Winsig.
Perguntas frequentes sobre o Odoo Field Service
O que é o Odoo Field Service?
O Odoo Field Service corresponde às funcionalidades do Odoo destinadas à gestão de equipas e serviços no terreno. Permite planear intervenções, atribuir tarefas, controlar tempos e materiais, preencher folhas de trabalho, recolher assinaturas e ligar a execução do serviço à faturação.
O Odoo Field Service funciona no telemóvel?
Sim. O Odoo disponibiliza acesso móvel às tarefas de serviço no terreno, o que permite aos técnicos consultar e atualizar informação durante as intervenções.
O Odoo Field Service permite controlar materiais utilizados?
Sim. Os produtos podem ser associados às tarefas e, quando o processo está configurado para esse efeito, o consumo pode atualizar o inventário e alimentar a faturação.
É possível obter a assinatura do cliente depois da intervenção?
Sim. O cliente pode assinar o relatório da intervenção através da aplicação móvel, ficando a assinatura associada ao serviço realizado.
Qual é a diferença entre Odoo Field Service e Odoo Manutenção?
O Field Service está orientado para equipas que executam serviços no terreno, muitas vezes nas instalações dos clientes. A aplicação Manutenção está mais orientada para a gestão da manutenção de equipamentos e ativos. As duas áreas podem trabalhar em conjunto quando o processo da empresa assim o exige.
O Odoo Field Service pode estar ligado ao Helpdesk?
Sim. Um pedido de suporte tratado no Helpdesk pode dar origem a uma tarefa de serviço no terreno quando é necessária uma intervenção presencial.
O Odoo Field Service pode criar uma tarefa a partir de uma venda?
Sim. O Odoo permite criar tarefas de serviço automaticamente a partir de encomendas de venda associadas
Quer melhorar a gestão das suas equipas no terreno?
Se a sua empresa gere intervenções técnicas, equipas externas ou serviços prestados nas instalações dos clientes, a Winsig pode ajudar a analisar o processo e a perceber de que forma o Odoo pode integrar o planeamento, a execução, os materiais e a faturação numa única plataforma.
Fale com a Winsig e descubra como estruturar o serviço no terreno de acordo com as necessidades da sua empresa.
Fontes consultadas
Sobre o Autor
Bruno Vacas
