Faturação eletrónica na administração pública com novos prazos e obrigações

Presta serviços ou vende bens a entidades e organizações da esfera pública? Então, faz parte do primeiro grupo de empresas que tem o dever e a obrigação de aderir à faturação eletrónica.

Mas espere, o prazo foi alargado para as grandes, pequenas e médias empresas e micro negócios.

Apesar da extensão das datas, é essencial começar a preparar a sua empresa e respetivos sistemas informáticos para esta nova fase.

Porém, não precisa de revolucionar o seu IT para estar em conformidade com a lei - e até rentabilizar os recursos do seu negócio.

A Winsig desenvolveu o WIN Faturas Eletrónicas. Um add-on de simples implementação que simplifica a emissão e o envio de faturas eletrónicas com certificado digital, em poucos passos.

Novas datas na implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos

18 de Abril de 2020. Data a partir da qual os fornecedores a Administração Pública, nomeadamente, as grandes empresas, seriam obrigadas a faturar eletronicamente.

A modernização administrativa nesta matéria sempre foi entendida como um processo gradual devido à exigência dos procedimentos. Mas a pandemia pela Covid-19 veio complicar o que já de si era complexo e introduziu mudanças no calendário.

Face a este cenário, o Governo anunciou novas datas, publicadas no Decreto-Lei n.º 14-A/2020 de 7 de Abril.

Assim sendo, o prazo foi alargado para:

• 31 de Dezembro de 2020: grandes empresas com mais de 250 funcionários e 50 milhões de euros de faturação ou 43 milhões de euros de balanço;
• 30 de Junho de 2021: pequenas e médias empresas (PME);
• 31 de dezembro de 2021: microempresas.

Apesar da extensão do período de tempo, a desmaterialização administrativa vai ser uma realidade. Portanto, é conveniente não adiar este processo - até porque existem ganhos internos de produtividade.

Um elevado número de negócios estão, neste momento, a modernizar os seus processo rumo à conformidade com as novas regras de faturação eletrónica nos contratos públicos.

Vantagens ao introduzir o WIN Faturas no seu negócio

Todas as mudanças, sobretudo nos negócios, podem ser encaradas com algum ceticismo devido à modificação na forma de trabalhar e aos eventuais custos extraordinários.

Mas em relação à faturação eletrónica e se já trabalha com o Cegid PHC, a implementação é um processo simples. É, na realidade, um investimento com retorno efetivo e rápido.

Encare esta obrigatoriedade como uma oportunidade.

A faturação eletrónica com certificado digital é uma medida positiva. Não só simplifica os processos e reduz o consumo de papel, como permite às empresas melhorarem a sua performance.

Desde logo, porque elimina o tempo gasto a dobrar as faturas para colocar no envelope e permite poupar tempo e dinheiro no ato de enviar as faturas por correio.

Por outro lado, as empresas estão a facilitar a contabilização no ERP do seu cliente, inclusive, dando a possibilidade de anexarem de imediato o PDF ao seu próprio ERP.

Para além da simplificação das operações internas, há outros dois indicadores relevantes: as organizações evitam multas por incumprimento e maximizam os seus recursos.

Conformidade com a lei

A fatura eletrónica é mais do que um documento pdf. assinado. Tem que cumprir normas, modelos e requisitos definidos e aprovados pela ESAP.

O processo de faturação eletrónica nos contratos públicos, segue os seguintes passos:

• As empresas e entidades públicas devem recorrer a um programa certificado pela Autoridade Tributária (AT);
• A solução de faturação deve ainda contemplar um certificado digital que garanta a validade da fatura (assinatura);
• As empresas devem guardar as faturas num arquivo digital durante 10 anos para efeitos de fiscalização.

O WIN Fatura cumpre estes requisitos. A assinatura digital e o certificado confirmam a autenticidade do documento e o emissor da fatura.

A sua empresa estará, assim, em total cumprimento com o que está estabelecido na lei e com os critérios de faturação exigidos pelo Ministério das Finanças.

Maximização dos recursos

Com este add-on, reduz de forma drástica as tarefas manuais associadas à emissão e ao envio de faturas. Ou seja, liberta recursos humanos de uma atividade essencial mas que acrescenta pouco valor ao seu negócio - e promove uma certa frustração dos colaboradores dado o seu carácter repetitivo.

Para além do WIN Fatura Eletrónicas permitir criar e emitir faturas em série ou individualmente, pode ainda remeter um lote de faturas segmentado por dias, clientes ou consoante outro critério.

Prepare o seu negócio para a faturação eletrónica obrigatória

Por agora, as grandes empresas fornecedoras da Administração Pública serão as primeiras. Mas a hora chegará para todas as organizações com relações comerciais com o Estado.

Não adie a decisão consoante o adiantamento dos prazos. Beneficie quanto antes da modernização dos seus processos de faturação Business-to-Government.

Para começar a trabalhar com o WIN Faturas Eletrónicas, basta ter no seu software de gestão Cegid PHC o módulo de gestão e o de documentos eletrónicos. Deve ainda adquirir o certificado digital.

Caso lhe falte algum componente, fale com a Winsig.