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Faturas Eletrónicas: Porque os negócios não param mesmo em cenários mais difíceis

2020-03-24

Agora, talvez mais do que nunca, a tecnologia está ao serviço das empresas. Constrói e mantém pontes de comunicação entre clientes, parceiros e fornecedores. É incontornável, numa altura em que contacto social está em standby

A faturação eletrónica é um exemplo. 

O WIN Faturas Eletrónicas, desenvolvido pela Winsig para o software PHC, permite a qualquer negócio emitir e enviar faturas com certificado DigitalSign, por email

Sem impressão de papel, sem assinatura física (que pode ser o veículo de transmissão do vírus), sem idas aos correios, sem nenhum contacto físico. 

Os negócios que já passaram os seus processos para o ambiente digital e automatizaram tarefas estão mais bem preparados para resistir. 

Como a sua empresa tem de continuar a trabalhar e por isso precisa de emitir faturas, leia este artigo. 

A Winsig procura mostrar, com transparência e clareza, as vantagens deste add-on. Agora e no futuro próximo. 

 

O que é uma fatura DigitalSign e qual a sua validade? 

Uma fatura eletrónica é tão válida quanto as tradicionais. Mas em vez de assinar o documento depois de impresso, o software de faturação associa automaticamente uma assinatura digital.

Para que a assinatura seja válida, deve ser autenticada. Para isso, é necessário um certificado digital. 

O Add-On Faturação Eletrónica da Winsig trabalha com a DigitalSign. Esta entidade certificada e de confiança, permite o processamento seguro de transações eletrónicas entre empresas.

Tenha em atenção que, se assina eletronicamente, é uma fatura eletrónica.
Se imprime, assina e digitaliza o documento, não é uma assinatura eletrónica. 

Muitos clientes perguntam onde está a assinatura no documento. É normal que não a veja porque é invisível aos olhos. Pode ser visualizada apenas eletronicamente. 

 

Garantias dadas pela Faturação Eletrónica

A faturação eletrónica é uma obrigação desde o início de 2019 para todas as empresas abrangidas pelos contratos públicos, autoridades e entidades públicas. 

Este dever inclui os contratos entre os privados e o Estado, ou entre privados que são fornecedores do Estado.

As empresas que emitem e recebem uma fatura eletrónica têm certas garantias, relacionadas com:

  • Autenticidade da fatura
  • Integridade dos dados que constam na mesma
  • Confirmação da autoria da fatura

A faturação eletrónica foi criada para reduzir a carga burocrática, simplificar procedimentos e evitar a evasão fiscal. 

Para os negócios, este modelo trouxe mais-valias associadas à transformação digital nas empresas. 

 

Add-on de Faturação Eletrónica ajuda a sua empresa neste período desafiante 

A nova ordem social (que se espera, temporária) não permite contactos físicos. Mas tal como ficou evidente pelo teletrabalho e as ferramentas de colaboração, é possível manter os colaboradores e a economia a funcionar. 

O add-on da Winsig ajuda o seu negócio a adaptar-se e a manter a saúde financeira da empresa, mas também dos trabalhadores. 

Basta pensar que é tudo feito digitalmente. 

 

4 Benefícios do envio por email de faturas eletrónicas com certificado DigitalSign

Após emitir a fatura eletrónica no sistema, o envio é feito por email. Em poucos segundos, o cliente recebe a indicação de cobrança. 

Recorda-se da referência às pontes que a tecnologia constrói? Aqui está um exemplo que torna a comunicação mais eficaz com os seus clientes

Para além da rapidez, existem outros benefícios que simplificam, ao máximo, o processo. 

 

1. Poupa tempo e reduz custos (essenciais no cenário económico atual) 

Com o WIN Faturas Eletrónicas pode enviar documentos individualmente ou em série. Todos os dias (se necessário) e sem a intervenção de um único colaborador. Segue tudo de forma automática. 

Imagine o benefício de libertar um recurso da tarefa de enviar 200 a 300 faturas. O colaborador pode canalizar essa energia para encontrar soluções de adaptabilidade à nova realidade.

Terá também menos custos com a impressão dos documentos. Com o add-on tem a ainda a possibilidade de enviar uma 2ª via da fatura.

 

2. Cumpre as regras de Contenção Social, sem parar o negócio 

Evita o contacto com materiais passíveis de estarem contaminados, como os envelopes e selos. Para além disso, não precisa de se deslocar aos correios.

Faz a sua parte no esforço de contenção social, mantendo a economia a girar. 

 

3. Personaliza mensagens aos seus clientes 

A fatura é enviada para o cliente, em formato PDF e como anexo, mas tem toda a liberdade para personalizar o corpo do email

Sobretudo nesta altura, pode, por exemplo, acrescentar informação adicional sobre a forma como a sua empresa está a lidar com a situação. 

O PHC, per si, não permite esta customização. Para aceder à funcionalidade, deve adicionar a solução da Winsig. 

 

4. Facilmente armazena e acede às faturas  

Esqueça os dossiers, as prateleiras repletas de documentos e a dificuldade que é encontrar uma fatura neste mar de papel - por mais bem organizado que esteja. 

Com a nossa solução, os documentos digitais ficam guardados no PHC (com o PHC Documentos + BMP). 

 

Ficou com interesse no Add-on? Saiba o que precisa fazer para começar a emitir Faturas Eletrónicas 

Ficou claro no artigo que, rapidamente, pode recuperar o investimento feito no add-on. Sobretudo com as atuais restrições de mobilidade. 

Para começar a utilizar o WIN Faturas Eletrónicas basta ligar-nos ou enviar um email. Estamos do outro lado da linha ou do ecrã, disponíveis para ajudar o seu negócio. 

De seguida, será necessário obter um certificado da DigitalSign, a plataforma m4Doc com quem trabalhamos. 

Não se preocupe. Os profissionais da nossa empresa acompanham todo o processo. Inclusive, customizam a solução de acordo com as características e o modelo de negócio da sua empresa.

Se procura manter o negócio a funcionar e passar a emitir faturas eletrónicas, podemos ajudar. Do nosso lado, temos a tecnologia. Do seu, basta ter acesso à internet.

Nuno Archer

Nuno Archer

CEO da Winsig

  • Mais de 30 anos de experiência em tecnologias de informação e ERPs
  • Investidor e mentor de projetos ligados à comercialização de tecnologia
  • Formação académica em Engenharia Informática e Gestão Avançada

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