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As regras impostas pelo novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) são mais exigentes no tratamento e armazenamento de dados dos utilizadores. Para ajudar as empresas a cumprirem as novas obrigações, sem esforço e de forma natural, foi criado o módulo RGPD no Cegid PHC CS Desktop, que inclui novas funcionalidades.
O novo RGPD entra em vigor a 25 de Maio e confere mais direitos aos utilizadores. Direito ao esquecimento, à consulta ou portabilidade dos seus dados, são exemplos de alguns dos direitos contemplados na nova legislação. Para além disso, as novas diretrizes exigem ainda uma maior transparência na forma como as entidades fazem uso dos dados pessoais.
Pode parecer implicar um esforço interno monumental, mas para as empresas que já contam com um software de gestão, como o Cegid PHC CS, a transição é mais suave. O módulo RGPD inclui parâmetros que facilitam a conformidade com as novas exigências de uma forma simples, económica e ágil.
Como?
Através da simplificação de processos e automatização do tratamento das informações que são alvo do novo RGPD.
Descubra as 5 funcionalidades imprescindíveis do módulo RGPD no Cegid PHC CS!
As empresas que utilizam um software de gestão empresarial beneficiam de uma vantagem competitiva porque automatizaram uma série de processos que, de outra forma, seriam realizados manualmente por colaboradores. A exigência de resposta aos utilizadores com as novas diretrizes, coloca uma maior responsabilidade e capacidade de resposta nos ombros das empresas.
1) Configuração do aviso legal:
A comunicação que é feita com os utilizadores passa a ter que ser feita com maior rigor e transparência. A política de privacidade e avisos legais da empresa devem ser expostos aos utilizadores com uma linguagem clara e simples.
No novo módulo RGPD foi incluído um ecrã que permite configurar um conjunto de propriedades relacionadas com o aviso legal:
? Que dados vão ser pedidos ? Qual a finalidade da recolha de dados ? Como vão ser os dados utilizados ? Quanto tempo vão ser armazenados ? Entidade e pessoa responsável pelos tratamento de dados
A comunicação que é feita com os utilizadores passa a ter que ser feita com maior rigor e transparência. A política de privacidade e avisos legais da empresa devem ser expostos aos utilizadores com uma linguagem clara e simples.
No novo módulo RGPD foi incluído um ecrã que permite configurar um conjunto de propriedades relacionadas com o aviso legal:
? Que dados vão ser pedidos ? Qual a finalidade da recolha de dados ? Como vão ser os dados utilizados ? Quanto tempo vão ser armazenados ? Entidade e pessoa responsável pelos tratamento de dados
2) Tabelas e campos para os dados pessoais:
Relacionado com o item anterior, o novo módulo dispõe de tabelas e campos específicos para o registo de dados pessoais previamente registados para um determinado aviso legal e que podem ser alvo do novo RGPD.
3) Direito ao esquecimento:
O Cegid PHC CS identifica e agrupa os dados de um utilizador. No direito ao esquecimento, este processo vai limpar de forma automática todos os registos relacionados com o titular.
Desta forma, não corre o risco de enviar, daqui a uns meses, uma newsletter ou outro tipo de comunicação para alguém que desejou "ser esquecido" pela sua organização e com este procedimento, violar a lei.
4) Tipo de processamento de dados:
Neste local é possível definir o tipo de processamento de dados pessoais que é utilizado na empresa e personalizá-los de forma individualizada.
5) Consulta / portabilidade de dados:
Esta regra implica uma boa organização dos dados que a empresa tem sobre o utilizador, uma vez que o titular pode pedir para consultá-los ou para que sejam passados a outra entidade. Caso não cumpra esta exigência de forma célere, pode vir a ser alvo de penalizações. Mais ainda, a transmissão dos dados deve ser realizada num formato que seja atual e legível.
O novo módulo permite gerar um ficheiro Excel. Este ficheiro inclui os dados que foram previamente filtrados pelo identificador.
Para as empresas que já trabalham com o Cegid PHC CS, as informações que estão normalmente sujeitas às novas regras encontram-se, sobretudo, nos módulos de Gestão, CRM, Suporte, Pessoal e POS.
Sabemos também que cada negócio tem as suas particularidades, por isso, para as empresas que já contam com o Cegid PHC CS, as gamas Entreprise e Advanced oferecem a possibilidade de personalizar configurações relacionadas com o RGPD, indo ao encontro das características concretas do seu negócio.
Sobre o Autor
Nuno Archer
