Subempreiteiros numa empresa de construção: porque são uma fonte de risco e como controlar

Recorrer a subempreiteiros é muitas vezes indispensável para uma empresa de construção. Na execução da obra, raramente consegue executar sozinha todas as especialidades de um projeto e, por isso, recorre a subcontratações para trabalhos de estrutura, instalações, acabamentos ou equipamentos.

Mas há uma contradição que qualquer gestor de obra conhece bem: quanto mais se depende de subempreiteiros, mais difícil se torna manter o controlo sobre os custos e os prazos. Não porque os subempreiteiros sejam um problema em si, mas porque a forma como a maioria das empresas gere esses contratos deixa demasiadas lacunas.

Porque é que a gestão de subempreiteiros é tão difícil para uma empresa de construção

A dificuldade não está na relação com os subempreiteiros, mas sim na inexistência de um sistema que acompanhe essa relação de forma estruturada.

Nas empresas de construção que ainda não têm processos integrados, é comum que os contratos de subempreitada sejam geridos fora do sistema principal: em ficheiros Excel, em documentos avulsos ou simplesmente na memória de quem acompanha a obra. Isto cria um problema prático imediato, pois a empresa não tem, em tempo real, uma leitura clara de quanto já foi adjudicado, quanto já foi medido e quanto falta executar.

A isto junta-se a dificuldade em controlar medições feitas fora do sistema, que chegam ao financeiro sem validação prévia e que, muitas vezes, originam faturas que não batem certo com o que foi efetivamente realizado.

Onde é que surgem os desvios mais comuns nos contratos de subempreitada de uma empresa de construção

A perda de controlo sobre as subempreitadas raramente acontece de uma vez. Acumula-se em pequenos desvios que, isoladamente, parecem geríveis mas que, ao longo da obra, têm um impacto significativo no resultado.

Os desvios mais frequentes são:

Trabalhos extra não registados formalmente

O subempreiteiro executa trabalhos adicionais que não constam do contrato original. Sem um registo formal e integrado, esses trabalhos chegam à faturação sem que a empresa tenha aprovado o valor correspondente.

Medições que excedem o adjudicado

Quando as medições são feitas fora do sistema, é difícil comparar o que está a ser medido com o que foi inicialmente contratado. O saldo do contrato vai sendo consumido sem que haja um alerta claro de que o valor adjudicado está a ser ultrapassado.

Faturação antes da validação

Em muitos casos, a fatura do subempreiteiro chega ao departamento financeiro antes de a medição ter sido validada pela equipa de obra. O resultado é um pagamento feito sem confirmação do que foi realmente executado.

Por isso, é muito importante saber como uma empresa de construção pode mitigar os riscos de recorrer a subempreiteiros e encontrar uma solução.

Como um sistema integrado muda a gestão de subempreiteiros numa empresa de construção

A solução para estes problemas é integração. Quando os contratos de subempreitada estão ligados diretamente à obra e ao orçamento, a empresa passa a ter uma visão completa e atualizada de cada subcontratação.

É exatamente este o princípio do WIN Construção, o add-on da Winsig integrado com o ERP Cegid PHC. Com esta solução, a gestão de subempreitadas passa a funcionar de forma estruturada e rastreável: 

• Os contratos são elaborados diretamente no sistema, com base nas estruturas de custo do orçamento;
• Os valores adjudicados ficam registados e são acompanhados ao longo da obra; 
• As medições são registadas progressivamente no sistema, com a possibilidade de gravar faseadamente antes do lançamento final;
• Existe um workflow de aprovação que garante que nenhuma medição avança para faturação sem ter sido previamente validada.

Esta ligação entre contrato, medição e faturação elimina as lacunas onde os desvios se costumam acumular e dá à empresa uma leitura permanente do saldo de cada contrato de subempreitada.

O que uma empresa de construção ganha quando passa a controlar as subempreitadas

O impacto de ter as subempreitadas integradas no sistema vai além da organização interna. Traduz-se em resultados concretos na gestão da obra.

A empresa passa a saber, a qualquer momento, quanto já foi adjudicado a cada subempreiteiro, quanto já foi medido e validado, e qual o saldo disponível em cada contrato. Isso permite identificar quando uma adjudicação está em risco de ser ultrapassada e agir antes que o desvio seja irreversível.

Do lado do financeiro, a validação prévia das medições significa que as faturas chegam já verificadas, o que reduz o tempo de processamento e elimina discussões sobre valores. Do lado da produção, o registo integrado dos autos cria um histórico rastreável de tudo o que foi executado por cada subempreiteiro, obra a obra.

No final, o que muda é a natureza do controlo: em vez de reativo (descobrir os problemas depois de acontecerem), passa a ser preventivo (identificar problemas e resolvê-los antes destes acontecerem). E numa empresa de construção onde as margens são apertadas, essa diferença pode determinar o resultado de um projeto.

Saiba como o WIN Construção da Winsig ajuda a sua empresa de construção a gerir subempreiteiros com mais controlo e menos risco.

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