Produção, compras e financeiro numa empresa de construção: como alinhar os três departamentos

Numa empresa de construção, produção, compras e financeiro raramente trabalham com a mesma informação ao mesmo tempo. Cada departamento tem o seu ritmo, o seu sistema e a sua versão dos dados da obra. 

A produção sabe o que está a acontecer no terreno, mas não tem visibilidade sobre os custos. As compras fazem encomendas, mas sem referência clara ao que ainda falta executar. O financeiro só vê os números quando chegam as faturas, muitas vezes semanas depois dos custos terem sido gerados.

Este desalinhamento resulta de uma estrutura que não foi desenhada para integrar informação entre departamentos. E tem um custo direto: a empresa gere obras sem saber, em tempo útil, qual é o custo real nem qual é a margem que resta.

Porque é que produção, compras e financeiro trabalham sem integração numa empresa de construção

A raiz do problema está na fragmentação dos sistemas. Em muitas empresas de construção, cada departamento utiliza a ferramenta que tem disponível: a produção regista os consumos nas folhas de obra ou em aplicações isoladas, as compras gerem as encomendas num sistema próprio e o financeiro trabalha no ERP, mas só recebe informação quando chegam as faturas dos fornecedores.

Ao trabalhar neste modelo,a informação acumula-se em vez de circular. E quando finalmente é consolidada, já não é útil para tomar decisões: é apenas um registo do que já aconteceu.

O problema agrava-se em empresas que gerem várias obras em simultâneo. Sem integração, torna-se praticamente impossível ter uma leitura clara do estado financeiro de cada projeto, do que está comprometido em compras e do que ainda está por adjudicar. A gestão passa a ser feita com base em estimativas e memória, em vez de se basear em dados. 

O que custa o desalinhamento dos departamentos a uma empresa de construção

As consequências do desalinhamento entre departamentos fazem-se sentir ao longo de toda a execução da obra, mas só ficam completamente visíveis no fecho.

Do lado das compras, a falta de referência ao orçamento da obra leva a encomendas feitas sem controlo sobre o que já foi adjudicado e o que ainda está disponível. O resultado são compras duplicadas, quantidades excessivas ou materiais adquiridos fora do previsto, sem que ninguém tenha validado o impacto no custo total.

Do lado da produção, os consumos registados em obra não chegam ao financeiro com a rapidez necessária. A equipa no terreno não tem como saber se os recursos que está a utilizar estão dentro do orçamento. Trabalha orientada para a execução, não para o controlo de custos.

Do lado do financeiro, a informação chega com atraso e incompleta. As faturas são processadas, os custos são lançados, mas a comparação com o orçamento inicial é difícil e morosa. A análise de rentabilidade só é possível depois de a obra estar praticamente concluída, quando já não é possível corrigir nada.

O que muda quando os processos de uma empresa de construção estão integrados

A integração não significa que todos os departamentos fazem o mesmo trabalho; significa que todos trabalham com a mesma informação, atualizada em tempo real e acessível a quem precisa dela.

Num modelo integrado, o orçamento é o ponto de partida de todo o processo:

•  As compras são geradas a partir das estruturas de custo do orçamento, o que garante que cada encomenda está alinhada com o que foi previsto;
• Os consumos registados em obra entram diretamente no sistema e são imediatamente visíveis para o financeiro, sem necessidade de transcrição ou consolidação manual;
• A faturação ao cliente e o pagamento a fornecedores estão ligados às medições aprovadas, eliminando os desfasamentos entre o que foi executado e o que é cobrado ou pago.

Com esta ligação entre departamentos, a empresa passa a ter uma visão completa da obra em qualquer momento da execução: o que foi orçamentado, o que já foi gasto, o que está previsto em contratos e adjudicações, e qual é a margem real do projeto naquele momento.

Como o WIN Construção integra produção, compras e financeiro no ERP

O WIN Construção, add-on da Winsig integrado com o ERP Cegid PHC, foi desenvolvido para concretizar este modelo de integração. O princípio de funcionamento é claro: é o orçamento que inicia todo o processo, e o que se segue é um circuito automatizado desde a orçamentação até ao pagamento das faturas.

Compras referenciadas ao projeto

Os pedidos de compra e as adjudicações são elaborados a partir das estruturas de custo do orçamento, o que garante que cada encomenda está alinhada com o que foi previsto.

Consumos integrados em tempo real

Os registos de obra integram diretamente no Cegid PHC, sem intervenção manual adicional nem necessidade de consolidação posterior.

Medições ligadas à faturação

Os autos de medição de cliente e de fornecedor estão ligados ao orçamento e passam por um workflow de aprovação antes de gerarem qualquer faturação.

Análise disponível para todos os departamentos 

Custos e rentabilidade de cada obra são consultáveis a qualquer momento, por diretores de obra e por responsáveis financeiros, sobre os mesmos dados.

Este circuito elimina os pontos de falha onde a informação se perde, se atrasa ou se contradiz entre departamentos.

O que uma empresa de construção ganha com uma visão integrada da obra

Quando produção, compras e financeiro trabalham sobre a mesma base de informação, a gestão da obra muda de natureza. Em vez de reativa, torna-se preventiva:

• A empresa passa a ter controlo real sobre os custos à medida que são gerados, e não apenas quando chegam as faturas.
• As compras são feitas com referência ao orçamento, o que reduz desperdício e evita adjudicações fora do previsto.
• O financeiro tem acesso permanente à evolução dos custos de cada obra, sem depender de relatórios manuais feitos pela produção ou pelas compras.

O resultado é uma gestão mais robusta, com menos surpresas no fecho de cada projeto. Numa empresa de construção onde as margens são reduzidas e as obras decorrem ao longo de vários meses, ter visibilidade completa desde o início não é apenas uma vantagem competitiva: é uma condição para concluir cada obra com o resultado previsto.

Saiba como o WIN Construção da Winsig ajuda a sua empresa de construção a alinhar produção, compras e financeiro numa visão única da obra.

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