Os 3 principais erros dos Novos Gestores de Projeto

Tal como um software de gestão, o profissional encarregue pela gestão de projetos deve centralizar todos os dados e informações. Este líder funciona como um farol. É a pessoa a quem a equipa recorre em caso de dúvidas ou problemas e o profissional a quem o cliente e as chefias exigem respostas e soluções. Veja os principais erros que um novo gestor de projeto comete e como um ERP pode ajudar a tornar a gestão mais simples, reunindo o consenso das equipas e hierarquias.

O Papel do Profissional na Gestão de Projetos

Controlar processos, pessoas e expetativas - sem perder o foco nos objetivos - pode ser desafiante, sobretudo para os novos gestores. As equipas valorizam um gestor de projetos que consegue: ? Remover obstáculos ? Delegar tarefas com prazos concretizáveis ? Ajustar os planos do projeto à realidade ? Mediar as relações entre stakeholders e a força de trabalho Do lado dos colaboradores, há uma crítica constante, relacionada com a imposição de planos sem discussão prévia com as equipas. Do lado da hierarquia são exigidas respostas quanto a alterações ao projeto inicial, gastos não previstos, prazos para a conclusão de tarefas, entre outras informações que importam ao negócio. Para conseguir corresponder às expetativas e manter firme a motivação de todos os envolvidos, a gestão de projetos precisa de ter total domínio sobre todo o fluxo de dados. Caso contrário, encontra-se numa posição vulnerável e propícia a cometer os seguintes erros.

3 erros que deve evitar na Gestão de Projetos

1. Falta de comunicação

As reuniões para a definição de um novo projeto não incluem todos os colaboradores. Por norma, estão presentes apenas os chefes de departamento ou líderes de equipa. Muitas decisões técnicas são tomadas sem a consulta dos profissionais especialistas. Como consequência, são definidos objetivos, metodologias e prazos de execução pouco realistas. Não comunicar com os elementos da equipa é um erro crasso, mas frequentemente apontado aos gestores. Pode até haver a intenção de melhorar a comunicação, mas faltarem as ferramentas. É essencial que a gestão de projetos defina e incentive a utilização de canais de comunicação acessíveis a toda a equipa e torne claro a hierarquia da comunicação. Um gestor não é uma ilha. Deve mostrar capacidades de liderança, mas sem esquecer que depende da sua equipa.

2. Não gerir o risco do projeto

A gestão do risco costuma ser deixada para segundo plano. Erradamente, porque pode significar um elevado prejuízo financeiro, atrasar o projeto consecutivamente e lesar a moral dos colaboradores. Assim sendo, o novo gestor deve: ? Identificar e listar os riscos inerentes ao projeto ? Definir a probabilidade de ocorrerem ? Delinear um plano de ação ? Designar um elemento da equipa que ficará responsável por gerir esse risco Ter um plano B - sobretudo quando se gere uma equipa pela primeira vez - é uma medida preventiva que permite nivelar as expetativas dos stakeholders.

3. Prometer demasiado e em pouco tempo

A vontade de mostrar trabalho, pode levar os gestores mais inexperientes a comprometerem-se com um objetivo, sem análise prévia. Na base deste problema está a falta de planeamento e ausência de recursos tecnológicos que ofereçam uma visão holística da equipa e do próprio projeto. Por vezes, desconhecem se a equipa está alocada a outro projeto ou quando estará disponível. Prometem sem terem dados concretos porque não existem relatórios e análises sobre a produtividade das equipas, historial de projetos anteriores de onde se possa retirar uma conclusão, entre muitos outras informações vitais à função de gestor. O reporting oferece dados sobre o estado interno das equipas, mas não só. Tem outra mais-valia. Permite que o novo gestor justifique as suas decisões perante a administração ou estruturas hierárquicas. É um veículo de empowerment, útil para quem está a começar numa nova posição.

Softwares de Gestão: uma solução para a Gestão de Projetos

A probabilidade de cometer algum destes erros aumenta se envolver a gestão de recursos humanos externos ou tiver em mãos diversos projetos em simultâneo. Gerir é uma tarefa de grande responsabilidade. O stress sentido pelo próprio profissional pode contaminar toda a equipa. É neste ponto que a tecnologia é uma forte aliada. Os ERPs simplificam a definição de tarefas, oferecem maior controlo e permitem prever situações futuras. Entre as principais vantagens, os gestores passam a poder: ? Estabelecer prazos reais ? Delegar tarefas de forma responsável e adequada às competências dos colaboradores ? Supervisionar e controlar a evolução dos projetos, identificando desvios de forma mais rápida ? Encontrar oportunidades de melhoria Mesmo os gestores mais experientes cometeram (e cometem) os mesmos erros com consequências no sucesso dos projetos.

Procura melhorar a qualidade dos seus projetos?

Se quer evitar os 3 erros mencionados, significa que procura maior rigor nos prazos, organização e controlo. O Cegid PHC para além de centralizar todas estas informações, tem a vantagem de permitir o acesso rápido a partir de vários ambientes e dispositivos. Enquanto gestor de projetos ou CEO de uma empresa, oferecer as melhores condições para o desenvolvimento da atividade profissional dos colaborares gera melhores resultados. Fale com a Winsig e partilhe as suas dificuldades. Descubra como o ERP Cegid PHC para equipas e projetos pode ajudar a ultrapassar os desafios profissionais e de negócio. Fale com a Winsig.