Conheça o papel dos softwares de gestão no RGPD

2018-04-12

A nova realidade digital mudou a forma como os dados pessoais Europeus circulam à escala mundial. O aumento do volume de informação tratada e a crescente digitalização permitiu, nalguns casos, a utilização danosa e fuga de dados privados. Com a entrada em vigor do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), as empresas e organizações que já incluíram nos seus processos internos softwares de gestão, beneficiam de uma vantagem competitiva. Estas organizações estão mais perto de respeitar as conformidades impostas pela RGPD, em matéria de simplificação, organização e segurança no manuseamento de dados privados, bem como numa estratégia de comunicação mais clara e transparente com os clientes. À parte das mudanças exigidas, as novas diretrizes da RGPD, que entram em vigor a 25 de maio de 2018, representam um renovado pacto de confiança com os consumidores, que passam a ter mais direitos sobre os seus dados.

O papel dos softwares de gestão e as novas obrigações legais

Entre outros direitos, os consumidores passam a poder exigir a uma empresa que deixe de ter acesso aos seus dados pessoais. Para além disto, podem também solicitar a transferência das suas informações pessoais para novos prestadores de serviços, caso decidam terminar o vínculo com essa companhia. Indo ao encontro destas novas obrigações, os softwares de gestão permitem simplificar a conformidade com as novas regras, na medida em que realizam de forma ágil e automatizada, os seguintes processos, previstos na nova regulamentação: 1) Garantia de consentimento explícito para os dados recolhidos: Os sistemas de software permitem saber qual a informação abrangida para cada consentimento. 2) Agilização do direito ao acesso, esquecimento e retificação de dados: Esta é outra vantagem dos softwares de gestão que permite aos utilizadores terem acesso às suas informações que estão a ser tratadas pela empresa e escolher que dados quer manter do seu lado ou eliminar. 3) Prestação de informações aos titulares dos dados: Permite fazer a gestão de subscrições. 4) Portabilidade e transmissão de dados: Funcionalidades como a identificação rápida de registos de uma pessoa, possibilidade de agrupamento dos registos de um cliente e definição das ações a executar, estão disponíveis nos softwares de gestão, acelerando os procedimentos.Estas funcionalidades são importantes caso uma pessoa queira ter acesso aos dados que a empresa tem sobre si, pretenda retificar informações, ou mesmo fazer a transmissão dos seus dados para outra empresa. Direitos incluídos na nova RGPD. 5) Criação de níveis de permissão: Possibilidade de criação de níveis diferenciados consoante os colaboradores. Desta forma, existe a garantia do cumprimento das obrigações e centralização das informações, sobretudo no que concerne ao tratamento de dados sensíveis. 6) Rastreamento dos dados e identificação de situações de incumprimento: Desta forma, as empresas podem estar mais descansadas no que respeita ao cumprimento das novas normas. Na ausência de um software de gestão e meios automatizados para o processamento de dados, a realização destes procedimentos seria realizada de forma manual, consumindo recursos e abrindo espaço a equívocos. A nova lei impõe igualmente a necessidade da criação da figura de encarregado de proteção de dados, responsável pela monitorização de forma efetiva da gestão dos dados. Também esta atividade é facilitada mediante a utilização de um software de gestão. Tenha um maior controlo sobre os dados dos seus clientes através da implementação de um software de gestão.

Compreender a nova RGDP

A nova lei de proteção de dados: vantagens e oportunidades para empresas: Este novo quadro legislativo vem fazer face à preocupação crescente dos cidadãos relativamente à utilização e tratamento dos seus dados, mas representa também uma oportunidade para empresas e organizações. Vantagens: Passa a existir uma simplificação de formalidades, obrigatoriedade de conformidade com apenas uma lei, bem como a existência de um interlocutor único à escala europeia. Principais objetivos: Existem 3 objetivos que norteiam a nova lei: 1) Reforço dos direitos das pessoas 2) Supervisão dos agentes que processam dados 3) Regulação do processamento de dados pelas empresas A quem se aplica a nova lei? Todos os atores económicos e sociais que procedam à recolha, tratamento e armazenamento de dados de carácter privado de cidadãos europeus. O que se entende por tratamento de dados? O tratamento de dados diz respeito a todos os processos que envolvam a recolha, registo, armazenamento, pesquisa, transmissão, cancelamento ou eliminação de dados privados, geridos por pessoas coletivas, que digam respeito a pessoas singulares. Incumprimento e sanções: As organizações que falhem no objetivo de proteção de dados dos seus clientes, incorrem no numa multa que pode chegar aos 20 milhões de euros, ou 4% da faturação global da empresa. A implementação de um software empresarial simplifica a organização e gestão dos dados de forma transversal, abrangendo todos os departamentos da empresa e facilitando a conformidade com o novo regulamento, evitando situações de incumprimento. Nesta matéria, os softwares de gestão facilitam o acesso às informações sobre clientes e tornam a comunicação externa mais transparente, acelerando a transição dos processos da empresa, de acordo com as novas diretrizes. O software de gestão PHC CS ajuda-no a cumprir as novas obrigações da lei de proteção de dados. Conheça a nova solução PHC CS!
Nuno Archer

Nuno Archer

CEO da Winsig

  • Mais de 30 anos de experiência em tecnologias de informação e ERPs
  • Investidor e mentor de projetos ligados à comercialização de tecnologia
  • Formação académica em Engenharia Informática e Gestão Avançada

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