Arquivo Digital Legal – o que é e para que serve?

O Arquivo Digital Legal da Cegid PHC permite que as empresas armazenem documentos fiscalmente relevantes de forma segura e em conformidade com a legislação portuguesa. Esta ferramenta elimina a necessidade de manter arquivos físicos, cumprindo as exigências legais em vigor, como o Decreto-Lei n.º 28/2019, que determina a conservação de documentos durante 10 anos.

 

O que é o Arquivo Digital Legal da Cegid PHC?

Trata-se de uma funcionalidade integrada no software Cegid PHC que faz o armazenamento digital dos documentos. Ao implementar esta solução, os documentos são arquivados de acordo com as exigências legais, nomeadamente a sua conservação durante 10 anos, conforme estipulado pela Lei n.º 28/2019.

 

5 Vantagens da implementação do Arquivo Digital Legal

1. Organização e acessibilidade: todos os documentos ficam armazenados e organizados num único local. O acesso a este arquivo é muito mais fácil e rápido, uma vez que os documentos estão digitalizados e devidamente identificados;
2. Redução de custos: ao digitalizar os documentos, as empresas deixam de ter necessidade de reservar espaços físicos para o seu armazenamento e elimina a necessidade de imprimir documentos, o que contribui a redução de custos e para a preservação ambiental;
3. Segurança da informação: o software Cegid PHC garante a segurança dos documentos através de encriptação de dados, faz backups automáticos e tem planos de recuperação de dados;
4. Conformidade legal: Evite multas e penalizações. Ao implementar esta solução, a sua empresa, cumpre todas as normas legais em vigor relacionadas com o armazenamento e a conservação de documentos fiscais.
5. Integração com o ERP Cegid PHC: a solução está integrada com o software Cegid PHC, o que permite o armazenamento digital ajustado às necessidades da sua empresa.

 

Motivos para utilizar o Arquivo Digital Legal

Imagine uma situação em que é necessário encontrar uma fatura de há 5 anos para uma inspeção fiscal ou apresentar documentos específicos durante uma auditoria. Com o Arquivo Digital Legal da Cegid PHC, estes processos deixam de ser um problema, uma vez que através da pesquisa digital e dos filtros avançados, os documentos podem ser encontrados em segundos!

Outra vantagem prende-se com a eliminação do risco de extravio de papéis ou da deterioração de documentos, situações comuns quando o arquivo é feito de forma tradicional. Esta solução também permite configurar notificações para o prazo de retenção dos documentos, o que garante que a empresa não guarda os documentos para além do tempo necessário.

Importa reforçar que a integração com outras funcionalidades do software Cegid PHC facilita o fluxo de trabalho. Por exemplo, ao emitir uma fatura, esta pode ser automaticamente arquivada no formato correto e fica logo pronta para consultas futuras, isto sem qualquer intervenção adicional dos colaboradores.

O Arquivo Digital Legal é uma solução funcional que liberta tempo, espaço e recursos para que a empresa se concentre no seu core business.

 

A Winsig pode ajudar neste processo

A nossa equipa está preparada para ajudar a sua empresa na integração do Arquivo Digital Legal no Cegid PHC. Saiba como podemos ajudar a otimizr a gestão documental da sua empresa e assegurar a conformidade legal necessária.

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