Arquivo Digital Legal – o que é e para que serve?
2024-12-09
O Arquivo Digital Legal da PHC permite que as empresas armazenem documentos fiscalmente relevantes de forma segura e em conformidade com a legislação portuguesa. Esta ferramenta elimina a necessidade de manter arquivos físicos, cumprindo as exigências legais em vigor, como o Decreto-Lei n.º 28/2019, que determina a conservação de documentos durante 10 anos.
O que é o Arquivo Digital Legal da PHC?
Trata-se de uma funcionalidade integrada no software PHC que faz o armazenamento digital dos documentos. Ao implementar esta solução, os documentos são arquivados de acordo com as exigências legais, nomeadamente a sua conservação durante 10 anos, conforme estipulado pela Lei n.º 28/2019.
5 Vantagens da implementação do Arquivo Digital Legal
- Organização e acessibilidade: todos os documentos ficam armazenados e organizados num único local. O acesso a este arquivo é muito mais fácil e rápido, uma vez que os documentos estão digitalizados e devidamente identificados;
- Redução de custos: ao digitalizar os documentos, as empresas deixam de ter necessidade de reservar espaços físicos para o seu armazenamento e elimina a necessidade de imprimir documentos, o que contribui a redução de custos e para a preservação ambiental;
- Segurança da informação: o software PHC garante a segurança dos documentos através de encriptação de dados, faz backups automáticos e tem planos de recuperação de dados;
- Conformidade legal: Evite multas e penalizações. Ao implementar esta solução, a sua empresa, cumpre todas as normas legais em vigor relacionadas com o armazenamento e a conservação de documentos fiscais.
- Integração com o ERP PHC: a solução está integrada com o software PHC, o que permite o armazenamento digital ajustado às necessidades da sua empresa.
Motivos para utilizar o Arquivo Digital Legal
Imagine uma situação em que é necessário encontrar uma fatura de há 5 anos para uma inspeção fiscal ou apresentar documentos específicos durante uma auditoria. Com o Arquivo Digital Legal da PHC, estes processos deixam de ser um problema, uma vez que através da pesquisa digital e dos filtros avançados, os documentos podem ser encontrados em segundos!
Outra vantagem prende-se com a eliminação do risco de extravio de papéis ou da deterioração de documentos, situações comuns quando o arquivo é feito de forma tradicional. Esta solução também permite configurar notificações para o prazo de retenção dos documentos, o que garante que a empresa não guarda os documentos para além do tempo necessário.
Importa reforçar que a integração com outras funcionalidades do software PHC facilita o fluxo de trabalho. Por exemplo, ao emitir uma fatura, esta pode ser automaticamente arquivada no formato correto e fica logo pronta para consultas futuras, isto sem qualquer intervenção adicional dos colaboradores.
O Arquivo Digital Legal é uma solução funcional que liberta tempo, espaço e recursos para que a empresa se concentre no seu core business.
A Winsig pode ajudar neste processo
A nossa equipa está preparada para ajudar a sua empresa na integração do Arquivo Digital Legal no PHC. Saiba como podemos ajudar a otimizr a gestão documental da sua empresa e assegurar a conformidade legal necessária.

Artigos Relacionados
Tome decisões estratégicas com mais facilidade através dos Indicadores Financeiros do XRP Enterprise
2025-04-30
A sustentabilidade de uma empresa depende da forma como esta gere os seus recursos. Para isso, é essencial aceder a indicadores de gestão financeira que sejam fiáveis, estejam sempre atualizados e orientados para a tomada de decisões. Com o CEGID XRP...
Soluções PHC
Winsig é parceiro acreditado do PRR Coaching 4.0
2025-04-11
Conheça os 4 packs que a Winsig criou, no âmbito do PRR Coaching 4.0, e utilize o voucher de 10.000€, com subvenção de 75% a fundo perdido, para promover a transformação digital da sua empresa A transformação...
Notícias
Como escolher o sistema ERP Cloud ideal para o seu negócio
2025-04-08
Cada empresa e cada área de negócio tem necessidades concretas, portanto, é importante dedicar algum tempo à comparação de soluções, para escolher o sistema ERP na Cloud ideal para si. Por isso, fazer uma análise...
Notícias
Software ERP Cloud: esteja sempre um passo à frente na gestão empresarial
2025-04-08
Hoje, os desafios das empresas são muito diferentes do que eram há 5 anos. A rápida mudança nos mercados e nas expectativas dos consumidores exigem uma capacidade de adaptação superior. Qualquer solução que contribua para...
Notícias
ERP em Cloud: inove na gestão da sua empresa e destaque-se da concorrência
2025-04-08
Se a sua empresa está à procura das melhores ferramentas de gestão para aumentar a eficiência operacional e otimizar processos, os sistemas ERP em Cloud podem ajudar. As soluções de Enterprise Resource Planning, ou ERP na Cloud têm-se...
Precisa de mais informações?