Como Escolher o Melhor Software de Gestão para Empresas?

Sente que precisa de ter maior controlo sobre tudo o que se passa na sua empresa?

Um software de gestão oferece uma visão transversal e centraliza todas as informações e processos da sua organização.

Escolher a solução ideal é uma decisão crítica e terá um profundo impacto na prosperidade do seu negócio.

Este guia reúne as perguntas certas para colocar aos intervenientes do processo, antes de contratar uma ferramenta de gestão e escolher um fornecedor de software.

 

Importância de um Software de Gestão para Empresas

Um software de gestão, também designado ERP (Enterprise Resource Planning), permite elevar o seu negócio ao nível seguinte.

As organizações têm diversos departamentos e funções: recursos humanos, contabilidade, finanças, logística, entre outros. Sem um ERP, as equipas das diferentes áreas tendem a isolar-se, criando ilhas que dificultam a comunicação e a partilha de informação.

Com uma solução de gestão, o seu negócio passa a estar integrado num só sistema, acessível a todos os utilizadores. Basta aceder ao software e terá a resposta que procura - com dados fidedignos e em tempo real.

 

Principais Vantagens de um Software de Gestão

Integra todas as áreas da empresa

Com um software de gestão, as equipas de diferentes departamentos passam a comunicar mais e melhor porque a informação está integrada e centralizada num só sistema.

Como resultado, a empresa torna-se mais ágil e produtiva.

 

Oferece uma visão consolidada dos diversos canais de vendas

As empresas têm diferentes meios para mostrarem os seus produtos, serviços e criarem relações com os clientes.

Um ERP oferece uma visão global dos diferentes canais de vendas, com relatórios e análises das receitas e despesas por centros de custo e lucro.

 

Reduz custos e diminui erros

A automatização de processos é um dos grandes benefícios dos softwares de gestão, porque minimiza o trabalho manual e permite criar regras de qualidade, por exemplo, na inserção de dados.

Ao minimizar a probabilidade da ocorrência de erros, ganha-se produtividade e reduzem-se custos operacionais.

 

Oferece informações fidedignas

Um software de gestão permite extrair e fornecer aos gestores um conjunto de informações sobre o estado do negócio de forma automatizada, em forma de relatórios e gráficos personalizados.

O sistema realiza uma análise consoante o pedido realizado, como é o caso de contas de fornecedores ou extratos financeiros.

 

Garante maior segurança dos dados

Um software de gestão garante a total segurança das informações, com backups regulares, diferentes níveis de permissão aos utilizadores do sistema através da segregação de responsabilidades.

Assim, as ameaças externas, como malwares e ataques informáticos, não colocam em causa a continuidade do negócio.

 

Como escolher o Software de Gestão Ideal?

Não basta contabilizar as funcionalidades do sistema, é também preciso ter um olhar crítico e avaliar as necessidades do negócio.

Antes de começar a explorar o mercado, deve ser criada uma lista de requisitos para determinar os:

• Verdadeiros problemas de gestão e as áreas que precisam de ser melhoradas (pain points);
• Objetivos que pretende alcançar ao utilizar este produto.

O sucesso da implementação vai depender de inúmeros fatores: características da área de negócio da empresa, arquitetura do sistema e fornecedores da solução de gestão.

 

Análise das características técnicas do software

Durante o levantamento de requisitos existem inúmeras fases de decisão.

Para afunilar a escolha e chegar a uma conclusão, devem ser colocadas e discutidas algumas questões.

 

Software on-premise, na Cloud ou híbrido?

Com um sistema on-premise tem total controlo dos dados e operações, mas com custos acrescidos.
Uma solução na Cloud minimiza custos com infraestruturas tecnológicas e garante a escalabilidade dos processos do negócio.
Uma solução híbrida permite manter o core-business local, transferindo processos menos críticos para a nuvem.

 

O software deve ter uma componente mobile forte?

O acesso à informação pode estar ao alcance de uma ação no telemóvel ou tablet.

Ao adicionar uma componente móvel aos negócios, torna a gestão mais flexível e permite aos stakeholders trabalharem sem restrições geográficas.

 

O software permite a integração com um sistema pré-existente?

Mesmo revolucionando o landscape tecnológico da empresa, poderá querer manter alguns sistemas antigos que executam tarefas pilares ao negócio.

Será da máxima importância garantir um software que possibilite a partilha de dados entre aplicações, num ambiente IT harmonioso.

 

O software permite criar diferentes tipos de utilizadores?

Como as informações estão centralizadas, pode haver necessidade de as empresas criarem diferentes níveis de autorização por utilizador.

Deve ter isto em atenção quando optar por um sistema de gestão.

Nesta altura, já tem um conjunto de dados que permitem determinar o ERP certo para a sua empresa.

 

Análise do fornecedor do Software

O fornecedor da solução de gestão deve prestar apoio e suporte, não só no início da implementação, mas durante todo o ciclo da parceria.

Deve ter em consideração alguns critérios:

• Referências;
• Especialização em projetos na sua indústria;
• Parcerias;
• Número de empregados certificados;
• Número de implementações realizadas.

Sobretudo, deve ser um parceiro de confiança que proponha a solução mais completa e adaptável ao budget do cliente.

 

Erros que tem de evitar na escolha do software

Um dos aspetos mais importantes é envolver os quadros superiores da empresa e os colaboradores no processo de levantamento de requisitos.

Ignorar este critério pode gerar má aceitação na adoção da tecnologia e resistência à mudança.

Para além disso, evite tomar decisões com base:

• Exclusivamente no preço;
• Na estratégia dos concorrentes;
• Numa tecnologia emergente, mas sem resultados comprovados.

 

Perguntas Frequentes sobre um Software de Gestão

1. Nunca utilizei um software de gestão, quais são os desafios que posso enfrentar?

Um ERP introduz uma nova forma de realizar as mesmas tarefas. É essencial providenciar tempo e recursos para facilitar a adoção do novo sistema.

 

2. Já utilizei vários softwares, mas nenhum funcionou 100%. O que devo fazer para não errar novamente?

Deve garantir que a análise e o levantamento de requisitos foram bem executados. Para além disso, é da máxima importância garantir um parceiro de confiança.

 

3. Todas as pessoas da minha equipa precisam de ter acesso ao software?

Não é obrigatório. A identificação de roles e personas é um dos aspetos a ter em conta no levantamento de requisitos para o projeto.

 

4. Posso utilizar a licença de forma partilhada?

Para garantir o total controlo dos processos, a licença não pode - nem deve - ser partilhada. Desta forma garante-se a rastreabilidade por utilizador.

 

5. Quais são os principais indicadores que conseguirei medir a partir da utilização do software?

Indicadores de desempenho do negócio, como produtividade dos colaboradores, eficiência dos processos, vendas e controlo de custos, finanças, entre muitos outros.

 

6. Como é feita a integração das informações?

Existe uma fase de migração após a implementação do software para garantir que os processos abertos e existentes são considerados no novo software.

 

7. De que forma os custos e erros são reduzidos?

Através da centralização da informação e automatização dos processos. Ganha maior controlo e capacidade de decisão.

 

8. Qual a diferença entre o sistema na Cloud e On-premise?

A diferença é sobretudo nos custos com infraestruturas e escalabilidade dos sistemas que suportam o negócio. Informe-se de todas as características antes de optar por um deles.