Como Escolher o Melhor Software de Contabilidade para Empresas?

O cálculo de impostos e realização de pagamentos são duas tarefas essenciais nas empresas. Exigem conhecimento especializado mas sobretudo necessitam de uma ferramenta que simplifique os processos: um software de contabilidade.

Se já tem um software mas quer uma melhor opção ou procura implementar uma solução pela primeira vez este guia é para si.

Descubra como escolher o software de contabilidade que mais se adequa às exigências da sua empresa e do setor onde atua.

Importância de um Software de Contabilidade para Empresas

Um bom software de contabilidade descomplica processos numa visão end-to-end.

Desde a inserção dos dados passando pelos pagamentos e rastreabilidade das despesas até à obtenção de relatórios que ofereçam uma visão de alto nível da contabilidade.

A solução ideal incorpora as regras de negócio e mudanças da lei para que as empresas cumpram sempre com as suas obrigações fiscais e legais.

Através de um software de contabilidade pode:

Emitir reports oficiais e fiscais de demonstração de resultados;
Obter balanços;
Entregar e cumprir a declaração IES (Informação Empresarial Simplificada);
Emitir declarações de IVA;
Pagar salários despesas a fornecedores entre outros;
Gerir contabilidade por centros de custo e lucro;
Entre outras funcionalidades.

No universo das tarefas contabilísticas mais importantes inclui-se outra componente: o planeamento da ação tributária mais vantajosa para o negócio.

Sem uma ferramenta de contabilidade a gestão depende de cálculos e ações realizadas de forma manual o que pode introduzir erros.

Principais Vantagens de um Software de Contabilidade

A automatização dos processos acelera os negócios porque reduz o tempo necessário para realizar tarefas diárias e obrigatórias.

Com um software de contabilidade a sua empresa ganha:

Rapidez e facilidade na introdução dos dados contabilísticos;
Automatização de tarefas (apuramento de IVA, cálculo de salários, impostos, emissão de folhas de pagamento, recibos, entre outras);
Redução de erros (os cálculos passam a ser realizados pelo sistema);
Automatização de relatórios de atividade e análises (entradas e saídas de capital, débitos vencidos, credores, inventários, entre outros);
Integração com outros sistemas por exemplo o online banking autoridade tributária.

Para além da maior agilidade os softwares de contabilidade oferecem uma visão de alto nível da contabilidade da empresa que de outra forma seria difícil de obter.

Como resultado todas as decisões empresariais serão suportadas por dados fidedignos.

Estes benefícios estendem-se a todas as empresas independentemente da sua dimensão.

Como escolher o Software de Contabilidade Ideal?

A escolha deve depender das necessidades financeiras e de gestão da sua empresa.

É da máxima importância envolver e saber a opinião dos utilizadores finais – os seus colaboradores. O objetivo é tentar identificar as maiores dificuldades que enfrentam no trabalho diário.

Antes de entrarmos na análise técnica averigue algumas considerações de âmbito geral tais como:

Número de empregados fornecedores e clientes;
Área de negócio - pode ter particularidades específicas;
Número de utilizadores que vão trabalhar no sistema;
Número de transações realizadas;
Sistemas operativos e softwares atuais;
Orçamento disponível.

Estes dados vão permitir selecionar soluções que sejam compatíveis e permitam a integração com a tecnologia in-house já existente.

Para além que determinará a robustez e escalabilidade da ferramenta de contabilidade.

Análise das características técnicas do software

Um software de contabilidade deve ser fácil de utilizar e simplificar processos mas também preparar a empresa para responder às exigências fiscais e legais.

Estes três pilares devem suportar a decisão: custo usabilidade e funcionalidades.

Para ser completa a solução de gestão da contabilidade deve incluir funcionalidades que permitam realizar:

Lançamento automático da faturação;
Emissão de declarações fiscais;
Cálculo de pagamentos;
Processamento de operações com impostos;
Demonstrações financeiras;
Apuramento de resultados e planos de contas.

Outras características técnicas passam por decidir entre soluções na cloud ou on-premise.

É importante também contemplar na decisão a possibilidade de instalar add-ons e estender as capacidades do sistema de forma a acompanhar o crescimento da sua empresa.

Análise do fornecedor do software

Para além da capacidade tecnológica da ferramenta o suporte ao cliente é da máxima importância.

Estude o mercado e peça referências de outras implementações realizadas principalmente em projetos na sua área de negócio.

Tenha em atenção a avaliação quanto ao suporte e atendimento ao cliente e verifique se as equipas são certificadas qualificadas experientes na solução que procura.

A resposta a estes critérios vai permitir afunilar a escolha e optar por um fornecedor capaz de garantir total apoio durante a implementação da solução.

Erros que tem de Evitar na Escolha do Software

A escolha certa de um software de contabilidade torna a empresa mais eficaz e preparada para cumprir com as obrigações fiscais.

Para beneficiar de todo o potencial destes instrumentos de gestão deve evitar:

Saltar a fase de levantamento das necessidades da empresa;
Optar por soluções de gestão que não oferecem suporte técnico;
Contratar uma solução apenas com base no preço;
Comprar um software de contabilidade sem as principais funcionalidades que o seu negócio precisa;
Pensar a curto prazo – uma visão estratégica deve englobar um software robusto e escalável;
Ignorar a compatibilidade e integração entre sistemas.

As sugestões incluídas neste guia vão permitir implementar uma solução que terá impacto na rentabilidade da sua empresa de forma quase imediata.

Contudo há apenas um alerta: reserve algum tempo para ensinar os colaboradores a trabalharem no novo sistema. É normal existir um período de adaptação à tecnologia.

Perguntas Frequentes sobre um Software de Contabilidade

1. É obrigatório escolher um software específico?

Deve escolher um software que responda às necessidades contabilísticas da sua empresa. Se escolher uma solução que compreende as funcionalidades de que precisa esse é o software ideal para a sua organização.

Contudo pode sempre adquirir uma ferramenta que permita adicionar no futuro add-ons ou módulos complementares.

2. Só posso utilizar um software de faturação?

A faturação é apenas uma parte do processo responsável pelos pagamentos e receitas de uma empresa. Para garantir o correto controlo de custos e balanços contabilísticos deve sempre optar por um software de contabilidade.

3. Tenho que esperar pelo final do mês ou ano fiscal para mudar de software de contabilidade?

Pode mudar em qualquer altura uma vez que a implementação de um novo software deve incluir a migração total dos dados de contabilidade da empresa sem que perca informação fulcral.

Contudo por uma questão de timing é melhor evitar fases mais complicadas como a entrega de relatórios e prestação de contas a entidades fiscais.

4. Ao mudar de software vou perder o acesso ao histórico de dados?

Não. A migração da informação garante total acesso ao historial de dados contabilísticos e a integridade dos mesmos.

5. Devo escolher um software de faturação online?

Depende dos requisitos e modelo de negócio da sua empresa.

O departamento contabilístico pode estar fixo nos headquarters logo pode não precisar de uma solução online.

Por outro lado se tem equipas a trabalhar junto dos clientes e quer emitir documentos de venda e controlar os gastos da empresa a partir de qualquer lugar e em todos os dispositivos deve considerar um software de faturação online.