Como Escolher o Melhor Software de Gestão Financeira para Empresas

Qual o valor do ativo da sua empresa? As organizações que contam com o suporte de um software de gestão financeira saberão responder com rapidez e prontidão.

A demonstração de resultados e os balanços empresariais são documentos obrigatórios para os gestores que querem tomar o pulso aos seus negócios. Sem estes relatórios acabam por desconhecer informações vitais.

Se procura um software de gestão financeira pela primeira vez ou não está satisfeito com o atual continue a ler. Descubra os requisitos que esta solução de gestão deve cumprir.

 

Importância de um Software de Gestão Financeira para Empresas

Com um software de gestão financeira tudo o que diz respeito às finanças da sua empresa passa a estar centralizado num só sistema. Terá uma visão ampliada do negócio.

Saberá ao certo quais as receitas com vendas ou serviços eventuais perdas custos operacionais valor dos ativos e passivos imobilizado entre muitos outros dados.

Os relatórios gerados pelo programa fazem com que a análise da saúde financeira do negócio e o cumprimento das obrigações legais se tornem procedimentos simples e integrados.

Assim sendo um software de gestão financeira é a ferramenta ideal porque oferece serviços como:

  • Gestão de ativos;
  • Contabilidade geral analítica e orçamental;
  • Emissão de documentos e cumprimento de obrigações legais como o ficheiro SAFT;
  • Entrega dos formulários IES;
  • Balanços patrimoniais;
  • Reconciliações Bancárias;
  • Entre outros.

Para além desta capacidade de análise sem uma solução de gestão financeira existe o risco de qualquer colaborador fazer alterações aos dados com implicações sérias para o negócio.

Com um software de gestão financeira o controlo é total. As informações são claras e resultam de um processo integrado com máxima minimização de erros.

 

Principais Vantagens de um Software de Gestão Financeira

Os principais benefícios para as empresas estão relacionados com o controlo dos processos financeiros. Afinal tudo na sua empresa representa capital investido.

Por norma os processos financeiros e contabilísticos incluem várias fases e envolvem diferentes departamentos. Uma solução de gestão financeira automatiza o caminho das operações financeiras e torna-o mais fiável uma vez que:

  • Permite um melhor planeamento estratégico - com base na análise dos relatórios de desempenho e demonstração de resultado;
  • Reduz riscos por aumento da compliance e precisão dos dados;
  • Reduz o tempo dos processos de forma significativa;
  • Garante uma maior consistência dos dados o que é essencial à tomada de decisões estratégicas.

No fundo trata-se de introduzir e reger-se pelo princípio da transparência financeira. Tanto para os stakeholders como para entidades externas como a Autoridade Tributária.

A desmaterizaliação das entregas obrigatórias a entidades do setor público é uma realidade cada vez mais presente. 

 

Como escolher o Software de Gestão Financeira Ideal?

Os softwares de gestão financeira não são todos iguais. Diferem em relação à capacidade de personalização às funcionalidades e à possibilidade de integração com outros programas pré-existentes.

O primeiro passo será perceber que tipo de dados pretende obter e os procedimentos que espera realizar no sistema de gestão. Depois é fazer o match entre o levantamento de requisitos e os diversos softwares.

Na sua essência o sistema de eleição deve centralizar e permitir:

  • Aferir dados sobre o fluxo de caixa (entradas e saídas de capital);
  • Facilitar o lançamento dos processos de compra e venda;
  • Obter o plano de contas (ativos e passivos da empresa);
  • Calcular o imobilizado e facilitar reconciliações bancárias.

 

Análise das características técnicas do software

Vários softwares podem garantir as funções acima descritas ligadas estritamente à parte financeira. Mas a adoção da tecnologia e a sua compatibilidade são elementos de igual forma importantes.

Por exemplo como é feita a apresentação dos dados no dashboard e que informações inclui?

Convém que a visualização das informações ofereça um contexto da situação financeira de forma rápida e de fácil perceção.

Assim sendo:

  • Observe a flexibilidade e a capacidade de personalização do software;
  • Garanta a capacidade de gerar relatórios;
  • Verifique se o software é intuitivo e fácil de usar;
  • Avalie a capacidade de integração com outros sistemas;
  • Veja se o software tem integração online;
  • Garanta que o sistema é atualizado periodicamente.

Ao cumprir com estas exigências está mais perto de escolher o programa melhor para as necessidades do negócio.

Mas antes de tomar uma decisão informe-se também quanto à empresa que fornece a solução de gestão. Afinal a competência do fornecedor influencia de forma direta o sucesso da implementação no ambiente empresarial.

 

Análise do fornecedor do software

A garantia de qualidade no suporte técnico é imprescindível.

Para otimizar a simbiose entre a empresa e o fornecedor devem ser cumpridos alguns critérios.

A sua software house deve:

  • Conhecer o mercado onde o seu negócio atua;
  • Ter um historial de sucesso nas suas implementações com clientes satisfeitos;
  • Trabalhar com tecnologia de primeira linha e que seja extensível no futuro;
  • Ter uma equipa certificada e experiente na solução.

Neste momento já tem uma boa base para começar a avaliar o mercado com uma visão mais crítica.

 

Erros que tem de evitar na escolha do software

Identificados os critérios-chave de um software de gestão financeira é preciso tempo para avaliar o mercado.

É aconselhável estudar bem todas as propostas e não se precipitar. Pode a título de exemplo pedir às empresas um orçamento e um plano de ação.

Para além disso devem-se evitar os seguintes comportamentos:

  • Não pedir referências e exemplos de projetos semelhantes;
  • Comprar com base no preço;
  • Não verificar as funcionalidades;
  • Investir num programa que não contempla atualizações e upgrades futuros.

É da máxima importância evitar contratar um software que não tenha robustez suficiente para acompanhar o ritmo de crescimento dos negócios: mais processos e maior complexidade. 

 

Perguntas Frequentes sobre um Software de Gestão Financeira

 

1. Quando devo começar a utilizar um software de gestão financeira?

Se quiser ter maior controlo das atividades financeiras do seu negócio deve começar a utilizar assim que possível. Esta solução é útil para as empresas de todas as dimensões e setores de atividade.Quanto maior for o domínio das operações financeiras maior a probabilidade de crescer de forma sustentada.

 

2. Se contratar uma solução de gestão financeira online onde ficam guardados os dados?

Um software online significa que os dados financeiros da empresa ficarão guardados na Cloud ou seja em servidores próprios do fornecedor da solução de gestão. Esta opção reduz custos com infraestruturas como por exemplo servidores mas dependerá sempre de um fornecedor externo.

 

3. Quantos utilizadores podem ter acesso ao sistema?

Depende da gama de software e licença que contrata. Nem todos os colaboradores poderão ter necessidade de aceder ao sistema de gestão financeira. Por outro lado quanto mais equipas tiverem acesso à mesma informação melhor a qualidade da informação e a comunicação entre departamentos.

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