Fatura Eletrónica na Administração Pública

Tudo o que precisa saber sobre a entrada da Fatura Eletrónica na Administração Pública, no próximo ano de 2019.

Enquadramento FP-AP.

Quem tem de aderir e quando entrará em vigor? Todas as empresas que pretendem continuar ou começar a trabalhar com o Estado devem ter o sistema de faturação eletrónica totalmente operacional de acordo com o Decreto Lei nº 111-B/2017. Com entrada em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2019, resiste o problema no lançamento da oficialização da obrigatoriedade de utilização da Fatura Eletrónica, dado a portaria de regulamentação referida na alínea 5., do Decreto Lei anterior, ainda não ter sido publicada. A data limite estabelecida pela União Europeia para a implementação nos estados membros é dia 18 de Abril de 2019.

Quais as vantagens?

A utilização da fatura eletrónica otimiza a gestão das mais variadas tarefas dentro das empresas, privadas e públicas, sendo possível o seu envio via XML do Formato UBL 2.1 e PDF certificado. O conteúdo do novo XML tem um conjunto de informações obrigatórias, mas existe a possibilidade de extensões que permitem ter informações adicionais. Em cada cliente será necessária a validação de dados pretendidos, assim como o modo como será efetuada a transmissão e receção dos ficheiros.

O que pode fazer já com os seus clientes AP?

1. Que informação vão querer que seja enviada? P.e., nº do compromisso, nº do cabimento, nº pedido de compra? 2. Qual o fluxo documental que é necessário (Faturas, Notas de Crédito, Encomendas, etc.)? 3. Como querem receber o novo ficheiro XML? Por operador de EDI, como Saphety, PI, Indra, etc.? Por e-mail? 4. Querem receber o PDF assinado digitalmente? 5. Já têm possibilidade de efetuar testes?

O que pode fazer já com a Winsig?

Garantir que possui o Módulo PHC Documentos Eletrónicos, assim como o PHC ON Ativo. Dependendo da informação pedida por cada um dos clientes, será necessário identificar os trabalhos a executar.

O que está a fazer a PHC?

A PHC está a concluir o desenvolvimento de uma nova funcionalidade no módulo de Documentos Eletrónicos para a geração de ficheiros XML associados aos documentos de faturação, que permitirá parametrizar essa geração de ficheiros com bastante flexibilidade. Aguardando a publicação da portaria de regulamentação, conforme previsto na alínea 5 do Decreto Lei nº 111-B/2017, para garantir que estão em conformidade com a lei.

O que pode fazer após a disponibilização da nova funcionalidade?

Poderá planear a instalação da nova versão dos Documentos Eletrónicos e executar as parametrizações necessárias, de acordo com os pedidos dos clientes da Administração Pública.

O futuro?

O objetivo é que este novo formato passe a ser o novo standard de faturação entre empresas de toda a União Europeia, permitindo a eliminação do papel e o reaproveitamento dos dados entre o emissor e o recetor das faturas, agilizando desta forma o processo de registo e contabilização das compras. Este é mais um passo na Transformação Digital da nossa economia.