Cliente
Desafio
Para o efeito, a solução de gestão a implementar na empresa necessita de integrar as informações referentes ao registo de ponto dos funcionários e ao controlo do imobilizado, de forma a permitir uma maior flexibilidade na obtenção de resultados e custos por projecto, bem como uma maior automatização dos processos, reduzindo o risco de erro humano.
Para o tratamento da informação do registo de ponto, os recursos humanos da Seth tinham que desenvolver um conjunto de várias tarefas manuais e repetitivas que implicavam a utilização de folhas de excel e divisão dos recibos de vencimento pelos vários centros de custo.
No que diz respeito à gestão de imobilizado, os responsáveis de obra necessitam de garantir que as suas equipas têm o equipamento adequado, no momento certo e que a sua alocação e rastreio são feitos de forma conveniente.
Solução
A solução desenvolvida pela equipa da Winsig possui um ecrã principal com vários botões que acedem à introdução de dados necessários ao processamento de vencimentos e imputação a centros de custo:
Para os operários que trabalham nas obras Seth, foi criado um ecrã de introdução, que contempla diariamente, desde o dia 16 do mês anterior até ao dia 15 do mês do processamento, as horas trabalhadas, as horas extras e as faltas. Nesta tabela estão ainda disponíveis, através de combo boxes, os tipos de horas (normal, extra), os centros de custo activos e os códigos de funções.
Para os restantes funcionários existem duas opções:
- Divisão por horas gastas nos diversos centros de custo.
- Imputação da totalidade das horas num único centro de custo.
A partir destes dados, o PHC gera os recibos de ordenados e, paralelamente, a integração na contabilidade, com a repartição dos valores pelos vários centros de custo da Seth, incluindo o cálculo de provisões para férias, subsídio de férias e subsídio de Natal. Estes automatismos estão todos agregados num só ecrã, o que facilita o seu manuseamento.
Relativamente à gestão do imobilizado foi criado um documento (transferência de equipamento), nos dossiers internos, para registar a data de entrada do bem na obra, sendo, assim, possível controlar o local onde se encontra o equipamento, imputar o tempo / custo desse equipamento a cada obra e fazer, de uma forma automática, os respectivos movimentos contabilísticos.
Com teclas de utilizador pode-se abrir a ficha do bem que se está a inserir na guia de transferência, para verificação de algum dado adicional ou analisar rapidamente o histórico do equipamento, através de uma grelha que é actualizada automaticamente.
Resultados
Deste modo conseguiu-se abreviar o tempo de validação do registo de ponto e ter os dados referentes ao pessoal num só programa, bem como rastrear a localização dos equipamentos e alocá-los de uma forma mais eficiente e atempada.
Com esta solução a Seth pode ainda:
- Construir todo o tipo de análises de rentabilidade e produtividade dos funcionários.
- Integrar, editar e consultar a informação de uma forma muito mais rápida e referenciada por conta / centro de custo.
- Analisar mais facilmente a origem dos diversos valores na contabilidade, uma vez que o descritivo nas linhas do documento integrado é mais elucidativo (por exemplo, indica se o valor é originado pelo ordenado base ou por outro abono). Relativamente à gestão do imobilizado foi criado um documento (transferência de equipamento), nos dossiers internos, para registar a data de entrada do bem na obra, sendo, assim, possível controlar o local onde se encontra o equipamento, imputar o tempo / custo desse equipamento a cada obra e fazer, de uma forma automática, os respectivos movimentos contabilísticos. Com teclas de utilizador pode-se abrir a ficha do bem que se está a inserir na guia de transferência, para verificação de algum dado adicional ou analisar rapidamente o histórico do equipamento, através de uma grelha que é actualizada automaticamente.
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