Competências Profissionais e Distinções Winsig

Intimus Melhora Serviço ao Cliente com Apoio da Winsig

A implementação do módulo Suporte do software PHC aliada ao serviço de consultoria da Winsig aumentou a produtividade interna e a satisfação dos clientes da Intimus, permitindo agilizar, controlar e aceder a informação fiável a partir de uma única plataforma.

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O Desafio

Como referência mundial na área de soluções para a gestão de correio e documentos, a Intimus necessitava de gerir eficazmente a sua base de contratos e equipamentos instalados, nomeadamente:

• Identificar os clientes com contratos e as extensões de garantia, sempre que um pedido de assistência chegava às instalações.
• Analisar a validade dos contratos.
• Ter uma base fiável de todos os equipamentos instalados e respetiva localização.
• Gerir a agenda da equipa técnica.
• Controlar os pedidos em carteira.

A empresa já utilizava uma solução para a área de suporte, mas de forma desintegrada de todas as outras, nomeadamente a base de clientes. Paralelamente, o acompanhamento dos contratos e a agenda eram trabalhados em ficheiros Excel. Por fim, as instalações dos equipamentos eram efetuadas sem intervalos definidos e completamente dependentes da disponibilidade da equipa.

Tendo em conta estes desafios, a criticidade do serviço pós-venda para a satisfação e fidelização dos clientes, e as boas referências sobre a Winsig, a Intimus não teve dúvidas em avançar com o projeto.

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A Solução

Para responder às necessidades identificadas, a Winsig implementou o módulo Suporte da PHC potenciando todas as suas funcionalidades para Gestão de Equipamentos, Instalações, Agenda e PATs:

• Definição de regras: as instalações passaram a ser efetuadas no momento da faturação, não sendo possível a emissão da fatura sem que a instalação esteja finalizada.
• Faturação de contratos: foram desenvolvidos mapas à medida para identificar os contratos a faturar em cada mês.
• Utilização da agenda para marcações.
• Desenvolvimento de mapas de contabilização de receitas (eliminando os ficheiros excel).
• Desenvolvimento de campos específicos para identificar o tipo de entrada dos pedidos (telefone, fax, email).
• Desenvolvimento de funcionalidade que permite identificar de imediato os pedidos que se encontram em carteira.
• Gestão total dos pedidos, permitindo obter métricas específicas para avaliação da área técnica.

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Os Resultados

A implementação do módulo Suporte do software PHC aumentou a produtividade interna e a satisfação dos clientes da Intimus. Permitiu ainda agilizar, organizar e aceder a informação fiável, numa única plataforma integrada e não dispersa por ficheiros excel propensos a erros e consumidores de muito trabalho manual.

Futuramente, a estratégia da Intimus passa por explorar todas as mais-valias do PHC Advanced, desenvolvendo funcionalidades, mapas e outras métricas necessárias à atividade diária da empresa.

A trabalhar com a equipa da Winsig desde novembro de 2009, a empresa tem atualmente adjudicado um serviço de acompanhamento regular e personalizado, que vai continuar em desenvolvimento durante 2013.

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“O trabalho que a Winsig tem desempenhado, a sua experiência e a constante disponibilidade foram fatores fundamentais para o sucesso deste projeto. Estamos muito satisfeitos com a Winsig uma vez que, para além de responder em tempo útil, tem-nos ajudado a encontrar as soluções mais fiáveis, práticas e que melhor se adequam às nossas necessidades a cada momento.”

Emília Solas (Finance Controller), Intimus

Miguel Paulino (Direção de Sistemas de Informação), Sumol+Compal