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Casos de Sucesso / Secil Prebetão

Solução integrada de gestão PHC Enterprise

Foram vários os desenvolvimentos de funcionalidades específicas, de forma a colmatar as necessidades inerentes à actividade da Empresa.


O Desafio

Para além de todo o processamento de informação de Recursos Humanos e registo contabilístico da sua actividade, a implementação de uma nova solução de gestão integrada na Secil Prebetão, enfrentava diversos desafios, dos quais se podem destacar os seguintes:

Obtenção de informação financeira consolidada, por centro de exploração e dentro de cada um por centro de custo.
Necessidade de controlar de uma forma efectiva os custos de matérias-primas e de produção.
Implementação de um sistema rápido no processamento de dados e elaboração de reportings.
Fiabilidade ao nível da contabilização de stocks.
Processos específicos de cálculo de comissões de vendedores.
Controlo de crédito a clientes com ligação à Seguradora de Crédito.


A Solução

O projecto inicial arrancou com cerca de 30 licenças de utilizadores do software PHC, espalhados por cinco localidades distintas (Montijo, Setúbal, Castelo Branco, Coimbra e Olhão), ligados entre si por terminal server e a trabalhar on-line.

Ao ser desenvolvido para utilizar SQL Server, o sistema PHC garante por um lado uma elevada robustez e segurança dos dados e por outro, uma enorme capacidade de evolução, de forma a acompanhar as necessidades da empresa.

Dentro do PHC e utilizando a linguagem de programação Xbase, foram desenvolvidos três sub-módulos dentro dos módulos de gestão:

O primeiro desenvolvimento foi feito para dar resposta às necessidades da empresa para cálculo das comissões dos vendedores uma vez que a Secil Prebetão tem uma forma muito própria de as calcular.

O segundo desenvolvimento prende-se com a necessidade de tratar informação da Seguradora de Crédito, que depois de processada com regras pré-definidas pela empresa, permite controlar o crédito concedido e actualizar automáticamente a ficha de cliente. Ligado ao módulo comercial, foram ainda desenvolvidas funcionalidades ao nível da orçamentação, tendo sido criados 8 tipos diferentes de layouts de orçamento. A solução desenvolvida permite a sua alteração em qualquer momento, bem como a criação de outros.

A versalidade da aplicação possibilitou o tratamento de dados da produção sem se necessitar de recorrer à utilização do módulo “Produção” da PHC. O desenvolvimento de circuitos nos “Dossiers Internos” permitiu o tratamento de uma forma separada mas integrada dos produtos acabados, dos produtos em fase de secagem - que não podem dar logo entrada em stock e ficam em vias de fabrico - e a entrada e saída de matérias primas.

Metodologia

Mediante as necessidades da Secil Prebetão em 2001, foi decidido migrar a solução de gestão da empresa para PHC Enterprise, com a implementação dos módulos de Gestão Comercial, Contabilidade, Imobilizado e Pessoal. Durante cinco meses trabalharam em conjunto três consultores da equipa da Winsig e quatro técnicos da Secil Prebetão, que para além da implementação e parametrização da aplicação, procederam, igualmente, ao desenvolvimento específico de funcionalidades como forma de melhor adequar a solução às reais necessidades da empresa. Dos desenvolvimentos feitos pode-se destacar as funcionalidades a nível da orçamentação, propostas/orçamentos com ligação ao mail merge do Word e controlo de crédito a clientes.


Os Resultados

Com a implementação do PHC Enterprise a Secil Prebetão obteve uma redução dos erros gerados pelo sistema, garantido um nível de análise mais elevado - conseguindo extrair toda a informação que necessita através de mais de 200 análises, ao mesmo tempo que consegue controlar ao pormenor os acessos de cada utilizador. Sendo um sistema desenvolvido em formato visual e extremamente coerente, a sua utilização torna-se fácil e intuitiva para o operador, acompanhando bem o crescimento da empresa, com novas funcionalidades e sem perda de performance. Pode salientar-se ainda a total integração dos seus diversos módulos e elevada flexibilidade de costumização, garantindo a possibilidade de gerar novos campos, novas tabelas, regras, alertas, valores por defeito e mesmo reacções a eventos.

A solução PHC Enterprise implementada permite a adaptação do sistema à Organização, garantindo que aquele aprenda e se desenvolva com e para a Organização, respeitando prazos e períodos de processamento de dados, como por exemplo a entrega de reportings mensais em 4 dias.

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