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Casos de Sucesso / Espanha e Associados

SIG Advogados traz agilidade ao negócio da Espanha e Associados

O SIG Advogados, uma aplicação chave na mão desenvolvida pela Winsig com base no software PHC para a gestão integrada de processos jurídicos, possibilita à Sociedade de Advogados gerir e controlar a sua atividade diária de forma mais eficiente.

O Desafio

Enquanto Sociedade de Advogados de referência vocacionada para a prestação de serviços de consultoria e representação jurídica, a Espanha e Associados necessitava gerir eficientemente todo o trabalho desenvolvido pela equipa e respetiva faturação.

Numa fase de forte crescimento, com vários advogados a trabalhar nos mesmos clientes, tornava-se crítico saber exatamente quanto tempo tinha sido consumido em cada processo, o que dada a pluralidade de advogados era impossível de aferir pelo coordenador.

Por outro lado, havia um número cada vez maior de clientes a querer ter conhecimento dos serviços que estava a pagar, pelo que a Espanha e Associados precisava de responder a este desafio com rapidez e veracidade. A Sociedade já utilizava uma base de dados dos serviços prestados a cada cliente, mas este ficheiro não estava ligado ao sistema de faturação. A não integração implicava uma maior carga administrativa e a perda de informação, uma vez que os lançamentos não ficavam agregados na fatura.

A mudança era inevitável e passava pela automatização e integração de todos os processos de gestão, numa solução adaptada à área jurídica.

Tendo em conta a boa reputação da Winsig no universo de empresas que desenvolvem soluções com base no software PHC, a Espanha e Associados decidiu avançar com o projeto que tornaria a sua gestão mais ágil e eficaz.

A Solução

Para responder às necessidades identificadas, a opção recaiu na implementação do SIG Advogados, uma aplicação chave na mão desenvolvida pela Winsig com base no software PHC para a gestão integrada de processos jurídicos, que permite à Espanha e Associados gerir a sua atividade de forma ágil e eficiente.

A solução é utilizada por 20 colaboradores e a implementação teve a duração de cerca de 3 semanas, envolvendo 1 Consultor da Winsig e 1 colaborador da Espanha e Associados. Um grupo composto por cerca de 5 pessoas da Sociedade delineou as linhas fundamentais dos objetivos a atingir com o programa, e reunia de forma regular para acompanhar o projeto, transmitir feedback e responder aos desafios que iam surgindo.

A Winsig foi responsável por encontrar as soluções apropriadas para os objetivos definidos pela Espanha e Associados, respondendo prontamente a todas as solicitações.

Optámos pela Winsig porque conhecíamos a sua boa reputação no universo de empresas que desenvolvem PHC e porque apresentou uma proposta mais coerente e abrangente do que a concorrência. Por outro lado, havia confiança na sua continuidade no mercado de desenvolvimento em PHC, fator importante num produto para o qual podemos solicitar adaptações e melhorias que vamos descobrindo à medida que o vamos trabalhando e evoluindo.
Ana Entrudo, Diretora Financeira - Espanha e Associados

Os Resultados

A implementação do SIG Advogados permitiu à Espanha e Associados o total controlo do trabalho efetuado e a sua correta faturação. Uma vez que o core business da Sociedade é vender horas de trabalho, um bem imaterial, é fundamental a sua rigorosa manutenção sob pena de não faturar o trabalho desenvolvido.
Por outro lado, no caso de propostas fechadas ou avenças fixas, possibilita aferir se o preço fixado é adequado e fazer ajustamentos em casos semelhantes ou posteriores. Permite ainda o controlo de prazos na globalidade do escritório.

No que respeita aos stakeholders da Sociedade, a solução possibilitou:

Aos clientes - Obter confiança pelo facto do trabalho ser lançado no dia em que é realizado, ao minuto. Não há estimativas, pelo que os clientes sabem que o tempo gasto no processo é o tempo real. Para além disso, têm uma descrição pormenorizada do trabalho desenvolvido.
Aos utilizadores - Gerir o seu trabalho através de uma aplicação fácil de utilizar, uma vez que podem retirar listagens das suas tarefas pendentes, por ordem de prioridades. Para os coordenadores, esta funcionalidade permite gerir o departamento e aferir se há advogados com excesso ou escassez de trabalho.
Aos colaboradores - Avaliar comparativamente o trabalho de cada um, pois fornece informação para alguns parâmetros da sua avaliação pessoal.

A trabalhar com a Winsig desde dezembro de 2010, a Espanha e Associados está muito satisfeita com o trabalho da empresa devido à sua eficácia e rapidez de resposta.