PHC Maior Parceiro 2016
PME Excelência 2016
Melhores empresas para trabalhar 2016
Rede PME Inovação
Casos de Sucesso / Coniex

Mobilidade e eficiência comercial


O Desafio

A Coniex é uma PME em crescimento, com comerciais espalhados de Norte a Sul do País. Opouco contacto físico entre os comerciais e a sede criava dificuldades na comunicação internae externa nomeadamente, no que diz respeito a:

• Grande carga administrativa.
• Elevados custos de comunicação (telefone e fax).
• Erros e falhas de comunicação inerentes às comunicações verbais e papel.
• Pouca transparência de dados fornecidos aos vendedores e pelos vendedores.
• Escassez de informação para a direcção comercial sobre as visitas dos vendedores aosclientes e temas abordados.
• Introdução tardia de dados de encomendas e consequente expedição.

Era assim importante implementar uma solução que respondesse a estes problemas, àsnecessidades constantes de deslocação dos comerciais e ao acesso a informação, comercial edo cliente, em qualquer altura do dia.

A Solução

A solução implementada contempla a utilização de dois módulos de software, o dCRM e PocketEncomendas, a trabalharem de forma integrada com o ERP PHC. Como interface físico para acesso e envio de informação móvel, são utilizados PDA’s ou smartphones.

Segurança - Para garantir os mais elevados níveis de segurança e evitar intrusões na redeinterna do cliente, instalou-se a aplicação num servidor web separado do servidor de dados,ao qual se adicionou uma firewall.
Gestão de informação comercial e agenda pessoal - Para além da simples introdução deencomendas, a solução implementada permite a elaboração de reports mensais por vencedore o acesso à conta corrente dos clientes. Os vendedores passaram, a ter uma ferramenta quelhes permite saber qual o seu desfasamento relativamente aos seus objectivos de vendas,podendo orientar o seu esforço comercial com total precisão e rapidez, em qualquer altura. Osvendedores beneficiam também de um acesso on-line à sua agenda pessoal, com asmarcações efectuadas e a analisar num gráfico semanal, semelhante ao Outlook, as visitas jáefectuadas aos clientes e reportadas nos seus relatórios.
Comunicação directa com o cliente - Através do envio de newsletters ou outro tipo deinformações via correio electrónico. A definição da informação a ser enviada bem como aselecção dos clientes destinatários, pode ser totalmente parametrizável pelo utilizadorsupervisor, em qualquer altura do dia ou da semana.
Adequação aos processos da empresa - Na solução PocketEncomendas, o desenvolvimentoimplicou sobretudo a adição de novos campos aos ecrãs de clientes e de artigos,nomeadamente campos específicos à área de actividade da Coniex, moldando-se por isso também a todae qualquer necessidade de utilizações.

A metodologia

Ao optar-se por manter uma solução do mesmo fabricante do ERP instalado na empresa,benefíciou-se de uma total integração e transparência entre as aplicações, bem como decustos financeiros proporcionados pela simplificação do processo e redução do tempo deprojecto.

O Projecto envolveu-se um consultor da Tecnidata BC e um Key User da Coniex, tendo sidoimplementado em duas fases:A primeira, com implementação do módulo dCRM, a funcionar sob um browser de Internet para acesso e introdução de informação.
A segunda, com a implementação do módulo de PocketEncomendas para viabilizar aintrodução de encomendas através de dispositivos PDA.
O primeiro teste de carga da aplicação, foi numa feira do sector de máquinas (Exponor),com a recolha de dados dos contractos de pré-venda que visitavam o stand.

Os Resultados

Com a implementação desta solução a Coniex passou a usufruir de ganhos de produtividade a nível administrativo, comercial e financeiro.
Com a implementação do módulo dCRM os vendedores começaram a introduzir os seusrelatórios de visita sem terem necessidade de se deslocarem aos escritórios da empresa,utilizando um dispositivo único com baixo custo de comunicação.

Na sede, esta leitura é rápida e eficaz sobre o ponto de vista da direcção comercial, sematrasos, já que a recolha pode ser feita diariamente e por isso a alocação e desempenho derecursos já é possível de ser avalizada. Nestes relatórios também é levado em linha de contao tempo dispendido e os custos como por exemplo as portagens e outros.

Com a implementação do módulo PocketEncomendas, o tratamento de documentos passoua ser feito de uma forma muito mais eficiente, visto que, os vendedores ao introduzirem ospedidos dos seus clientes, sabiam no momento se dispunham ou não de stock e se oplafond atribuído seria, ou não, um impeditivo.

Também os problemas de falhas de comunicação inerentes aos pedidos telefónicos e fax,foram ultrapassados devido à introdução directa na base de dados da organização.Consequentemente a carga administrativa baixou consideravelmente a integração total como ERP PHC.
Veja mais sobre estas Soluções