Competências Profissionais e Distinções Winsig

Mobilidade e Eficiência Comercial

A Coniex é uma empresa sedeada na Maia, com participação do grupo Coniex Espanha. A sua área de intervenção abrange o sector de máquinas e produtos químicos para a indústria, vendendo produtos e serviços para as áreas de desengorduramento, vibração e decapagem de materiais.

A relação entre a Coniex e a Winsig iniciou-se no ano de 2003, com a implementação do ERP PHC nomeadamente os módulos de Gestão, Contabilidade, Suporte e CRM

Após o amadurecimento da solução de gestão, do ponto de vista da utilização interna, a Coniex pretendia tirar maior proveito de toda a sua potencialidade, nomeadamente equipando a sua equipa comercial com meios que respondessem às suas necessidades de mobilidade e permitissem melhorar a eficiência na consulta de informação, reporting de actividade, introdução de encomendas, e processamento administrativo das mesmas.

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O Desafio

A Coniex é uma PME em crescimento, com comerciais espalhados de Norte a Sul do País. O pouco contacto físico entre os comerciais e a sede criava dificuldades na comunicação interna e externa nomeadamente, no que diz respeito a:

• Grande carga administrativa.
• Elevados custos de comunicação (telefone e fax).
• Erros e falhas de comunicação inerentes às comunicações verbais e papel.
• Pouca transparência de dados fornecidos aos vendedores e pelos vendedores.
• Escassez de informação para a direcção comercial sobre as visitas dos vendedores aos clientes e temas abordados.
• Introdução tardia de dados de encomendas e consequente expedição.

Era assim importante implementar uma solução que respondesse a estes problemas, às necessidades constantes de deslocação dos comerciais e ao acesso a informação, comercial e do cliente, em qualquer altura do dia.

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A Solução

A solução implementada contempla a utilização de dois módulos de software, o dCRM e PocketEncomendas, a trabalharem de forma integrada com o ERP PHC. Como interface físico para acesso e envio de informação móvel, são utilizados PDA’s ou smartphones.

Segurança: Para garantir os mais elevados níveis de segurança e evitar intrusões na rede interna do cliente, instalou-se a aplicação num servidor web separado do servidor de dados, ao qual se adicionou uma firewall.

Gestão de informação comercial e agenda pessoal: Para além da simples introdução de encomendas, a solução implementada permite a elaboração de reports mensais por vencedor e o acesso à conta corrente dos clientes. Os vendedores passaram, a ter uma ferramenta que lhes permite saber qual o seu desfasamento relativamente aos seus objectivos de vendas, podendo orientar o seu esforço comercial com total precisão e rapidez, em qualquer altura. Os vendedores beneficiam também de um acesso on-line à sua agenda pessoal, com as marcações efectuadas e a analisar num gráfico semanal, semelhante ao Outlook, as visitas já efectuadas aos clientes e reportadas nos seus relatórios.

Comunicação directa com o cliente: Através do envio de newsletters ou outro tipo de informações via correio electrónico. A definição da informação a ser enviada bem como a selecção dos clientes destinatários, pode ser totalmente parametrizável pelo utilizador supervisor, em qualquer altura do dia ou da semana.

Adequação aos processos da empresa: Na solução PocketEncomendas, o desenvolvimento implicou sobretudo a adição de novos campos aos ecrãs de clientes e de artigos, nomeadamente campos específicos à área de actividade da Coniex, moldando-se por isso também a toda e qualquer necessidade de utilizações.

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Os Resultados

Com a implementação desta solução a Coniex passou a usufruir de ganhos de produtividade a nível administrativo, comercial e financeiro. Com a implementação do módulo dCRM os vendedores começaram a introduzir os seus relatórios de visita sem terem necessidade de se deslocarem aos escritórios da empresa, utilizando um dispositivo único com baixo custo de comunicação.

Na sede, esta leitura é rápida e eficaz sobre o ponto de vista da direcção comercial, sem atrasos, já que a recolha pode ser feita diariamente e por isso a alocação e desempenho de recursos já é possível de ser avaliada. Nestes relatórios também é levado em linha de conta o tempo dispendido e os custos como por exemplo as portagens e outros.

Com a implementação do módulo PocketEncomendas, o tratamento de documentos passou a ser feito de uma forma muito mais eficiente, visto que, os vendedores ao introduzirem os pedidos dos seus clientes, sabiam no momento se dispunham ou não de stock e se o plafond atribuído seria, ou não, um impeditivo.

Também os problemas de falhas de comunicação inerentes aos pedidos telefónicos e fax, foram ultrapassados devido à introdução directa na base de dados da organização. Consequentemente a carga administrativa baixou consideravelmente a integração total com o ERP PHC.

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“Este projecto é de extrema importância para a Coniex. Através dele e da equipa de consultores da Winsig, conseguimos desenvolver vantagens competitivas que se traduzem numa maior aproximação ao cliente, grande mobilidade por parte da nossa equipa de comerciais e uma permanente actualização dos dados e da informação sobre os clientes, de uma forma totalmente integrada com o software PHC.”

Paulo Ribeiro (Diretor Comercial), Coniex