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Casos de Sucesso / Baía do Tejo

Projeto implementado pela Winsig permite a melhoria da produtividade, a simplificação de processos e o controlo a 360º do negócio da Baía do Tejo

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial é uma aplicação altamente crítica para o negócio da Baía do Tejo e tem por base a implementação do PHC Enterprise, incluindo os módulos de Gestão, Suporte, Imobilizado, Controldoc, Pessoal, Recursos Humanos e SHST.

Após um rigoroso e exigente processo de seleção que envolveu soluções nacionais e internacionais, a Winsig ocupou o 1º lugar no conjunto dos resultados da consulta.

O Desafio

Enquanto referência na gestão de parques empresariais, a Baía do Tejo necessitava gerir de forma integrada todas as aplicações inerentes ao seu negócio para garantir o controlo, centralização e eficiência global da sua atividade. O sistema existente não permitia cumprir estes objetivos porque era suportado em diferentes pacotes de software não ligados entre si, era obsoleto tecnologicamente e apresentava uma insuficiente cobertura funcional, flexibilidade e adaptabilidade à reorganização da empresa e à sua dispersão geográfica.

Era então necessária uma mudança de paradigma com a implementação de uma solução completa de ERP.

O processo de aquisição passou por uma consulta ao mercado, tendo sido observadas e analisadas diferentes soluções nacionais e internacionais. A avaliação das propostas foi realizada com base em critérios exigentes e variados: preço, perfil da empresa, CV da equipa de consultores, e questionário de avaliação preenchido pelos diretores na sequência de apresentações e demonstrações realizadas pelos proponentes.

A Solução

A proposta apresentada pela Winsig foi a que melhor respondeu a todos os desafios da Baía do Tejo, e baseou-se na implementação do PHC Enterprise como solução integrada para a administração de toda a atividade da empresa, incluindo os seguintes módulos:

Para responder às necessidades identificadas, a Winsig implementou o módulo Suporte da PHC potenciando todas as suas funcionalidades para Gestão de Equipamentos, Instalações, Agenda e PATs:

Gestão - Execução e controlo de toda a gestão comercial e financeira da Baía do Tejo. Face às especificidades inerentes à atividade, foram criados os processos completos para a gestão e controlo dos módulos, dos imóveis e das leituras de contadores.
Contabilidade - Execução e controlo de todas as tarefas contabilísticas da Baía do Tejo, com a criação de um caderno de análises específicas.
Suporte - Rentabilização da assistência após venda, permitindo gerir o parque instalado, a atividade de suporte ao público e a performance da área técnica.
Imobilizado - Controlo total dos ativos imobilizados da Baía do Tejo com ligação aos imóveis.
ControlDoc - Gestão documental com arquivo digital de todo o tipo de ficheiros (imagens, word, excel, pdf, etc.) e possibilidade de relacioná-los com os dados existentes nos outros módulos. Criação de workflows para pedidos de assistência e intervenções.
Pessoal - Gestão de colaboradores, processamento de vencimentos, férias, faltas e mapas legais, assim como inúmeras análises para um controlo pormenorizado dos custos de pessoal.
SHST - Gestão e organização dos serviços de HST (Higiene e Segurança no Trabalho).

Com a duração de 5 meses, o projeto envolveu 15 colaboradores da Baía do Tejo e uma equipa da Winsig composta por 5 consultores. Foi ainda nomeado um Comité de Projeto, com presença do cliente e do implementador, com a responsabilidade de acompanhar o projeto, dar feedback ao longo de toda a implementação e assim garantir que o resultado final é efetivamente o esperado. A solução tem atualmente 35 utilizadores repartidos por 3 locais diferentes.

Com esta ferramenta demos um salto muito importante na gestão e monitorização do nosso core business, uma vez que a solução PHC apresentou-se como um recurso perfeitamente ?exível e adaptável às especi?cidades da Baía do Tejo. É a primeira oportunidade em que cooperamos com a Winsig e, como esperado, obtivemos os resultados a que todos nos propusemos.
Paulo Nunes, Diretor de Informática - Baía do Tejo

Os Resultados

Uma vez que a cobertura funcional do projeto abrange todos os setores da Baía do Tejo, acrescentando valor ao trabalho de cada um e da própria organização, os principais benefícios passam pela simplificação dos processos de trabalho, pela melhoria do desempenho dos colaboradores e pelo controlo a 360º do negócio da empresa. A opção pela cultura “less paper” contribui igualmente para uma imagem amiga do ambiente, um desígnio da Baía do Tejo.

A solução integrada proporcionou ainda a reorganização de conceitos e modus operandi dos vários departamentos, a melhoria da comunicação interna e a minimização da dispersão geográfica através da simplificação de processos.

O ano de 2013 é um ano de consolidação de processos e de adaptação à nova ferramenta que deverá sofrer os ajustamentos de detalhe que se vierem a revelar necessários.

Enquanto responsável pela contínua evolução da solução dentro da Baía do Tejo, a Winsig tem um papel muito importante no suporte desta solução.
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