Competências Profissionais e Distinções Winsig

A Barros e Moreira Aposta na Winsig

A Barros & Moreira aposta na Winsig para desenvolver à medida a integração de todas as suas aplicações num só local com o PHC Enterprise, principalmente nas áreas de faturação e encomendas.

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O Desafio

A Barros & Moreira dedica-se à produção de artigos sanitários standards e à medida dos seus clientes. Emite em média cerca de 4000 documentos de faturação por mês. Há clientes com requisitos próprios no documento de faturação. A informação e dados vêm de outro software de gestão de logística (que por sua vez recebe os dados das encomendas do PHC).

Com a certificação dos documentos de faturação, o processo complicou-se. Até à certificação das Faturas, utilizavam a B2B.dll da PHC para integração dos documentos. Após a certificação tiveram de integrar para um documento intermédio e faturar esse documento com a ferramenta de faturação automática do PHC. Tornou-se num processo moroso e que ocupava muitos recursos.

A gestão de todos os critérios dos clientes é complexa. A Barros & Moreira necessitava de ter um sistema de faturação automático, sem perder os critérios específicos por cliente, com os dados integrados de outro software.

Em paralelo, havia a necessidade de criar uma central de compras, isto é centralizar a gestão de encomendas a fornecedores.

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A Solução

Para responder às necessidades específicas do negócio, foi criado à medida um timer no PHC para automatizar vários processos, a grande maioria relacionados com a integração de informação de outros softwares. Entre eles o processo de integração da informação a faturar, tendo em conta a informação do software de gestão de logística, cruzada com os dados na encomenda e na ficha do cliente.

Com este processo, o sistema cria a Fatura, certifica-a, imprime, sempre tendo em conta os requisitos do cliente. E em determinados casos envia um email para o cliente. Deixámos de ter alguém afeto a esta tarefa, pois é o sistema que o faz, libertando-a para outras tarefas.

Outra inovação foi o desenvolvimento de um processo customizado para a atribuição de descontos específicos por quantidades dos artigos, por família, por cliente ou artigo específico. O PHC não faz estas regras todas em simultâneo. Assim, foi criado um processo para fazer a atribuição automática respeitando todas as variáveis necessárias.

Na área de compras a fornecedores, foram desenvolvidos diversos painéis para o apoio às encomendas a fornecedores. Foi criado um conceito de Central de Compras, onde as necessidades de material são todas agregadas, através de um processo de encomendas internas de uma unidade para as outras. E existe ainda o conceito de um responsável por fornecedor que centraliza as compras e, faz as respetivas encomendas, ganhando assim vantagens em termos de condições com os fornecedores.

“Aquando do estudo de mercado que fizemos para a escolha do nosso parceiro PHC, achámos na altura e hoje temos a certeza, que a Winsig é uma empresa que corresponde ao nosso nível de exigência e dimensão.”, afirma André Lucas, da Barros & Moreira.

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Os Resultados

Com esta nova solução, a Barros & Moreira passou a ter um controlo de todos os processos, desde as encomendas a fornecedores, a encomendas de clientes até à respetiva faturação, sem perder as especificidades, quer dos clientes quer dos fornecedores.

Esta implementação permitiu libertar recursos que estavam alocados a este processo para outras áreas e evitar erros nos requisitos dos clientes. Outro ponto importante são as vantagens financeiras com os novos processos da Central de Compras a fornecedores.

Este projeto envolveu a equipa de sistemas de informação interna e comercial. A definição dos critérios e o processo foi definido por ambas, com o apoio de toda a equipa. O que permitiu que todos estivessem envolvidos e motivados para otimizar a solução e utilizá-la em todo o seu potencial.

Atualmente, o Grupo B&M tem vários projetos em curso. Tais como, a alteração do processo do Serviço Pós-Venda que inclui a implementação do módulo PHC Suporte e integração com MSS (mobilidade), a adaptação de processos em PHC para o PHC Enterprise, utilização de lotes de artigos dentro do PHC, entre outros.

“A Winsig é o nosso principal parceiro tecnológico. É com esta equipa que validamos as principais alterações nos processos para validações de sistemas e recomendações.”, reforça André Lucas, da Barros & Moreira.

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“Para nós, a modernização e automatização dos processos tem obrigatoriamente de contribuir para a melhoria contínua. É importante manter o controlo dos processos e sermos mais assertivos nas decisões. Consideramos que o PHC é uma boa ferramenta para o nosso objetivo, mas mais que uma ferramenta são necessárias pessoas que consigam com ela acrescentar Valor em toda a cadeia. Alguém com o conhecimento necessário para nos ajudar a obter soluções intuitivas, ágeis e eficazes. E isso, é possível com a Winsig.”

André Lucas, Barros e Moreira