Cliente
Desafio
A Barros & Moreira dedica-se à produção de artigos sanitários standards e à medida dos seus clientes. Emite em média cerca de 4000 documentos de faturação por mês. Há clientes com requisitos próprios no documento de faturação. A informação e dados vêm de outro software de gestão de logística (que por sua vez recebe os dados das encomendas do PHC).
Com a certificação dos documentos de faturação o processo complicou-se. Até à certificação das Faturas utilizavam a B2B.dll da PHC para integração dos documentos. Após a certificação tiveram de integrar para um documento intermédio e faturar esse documento com a ferramenta de faturação automática do PHC. Tornou-se num processo moroso e que ocupava muitos recursos.
A gestão de todos os critérios dos clientes é complexa. A Barros & Moreira necessitava de ter um sistema de faturação automático sem perder os critérios específicos por cliente com os dados integrados de outro software.
Em paralelo havia a necessidade de criar uma central de compras isto é centralizar a gestão de encomendas a fornecedores.
Solução
Para responder às necessidades específicas do negócio foi criado à medida um timer no PHC para automatizar vários processos a grande maioria relacionados com a integração de informação de outros softwares. Entre eles o processo de integração da informação a faturar tendo em conta a informação do software de gestão de logística cruzada com os dados na encomenda e na ficha do cliente.
Com este processo o sistema cria a Fatura certifica-a imprime sempre tendo em conta os requisitos do cliente. E em determinados casos envia um email para o cliente. Deixámos de ter alguém afeto a esta tarefa pois é o sistema que o faz libertando-a para outras tarefas.
Outra inovação foi o desenvolvimento de um processo customizado para a atribuição de descontos específicos por quantidades dos artigos por família por cliente ou artigo específico. O PHC não faz estas regras todas em simultâneo. Assim foi criado um processo para fazer a atribuição automática respeitando todas as variáveis necessárias.
Na área de compras a fornecedores foram desenvolvidos diversos painéis para o apoio às encomendas a fornecedores. Foi criado um conceito de Central de Compras onde as necessidades de material são todas agregadas através de um processo de encomendas internas de uma unidade para as outras. E existe ainda o conceito de um responsável por fornecedor que centraliza as compras e faz as respetivas encomendas ganhando assim vantagens em termos de condições com os fornecedores.
“Aquando do estudo de mercado que fizemos para a escolha do nosso parceiro PHC achámos na altura e hoje temos a certeza que a Winsig é uma empresa que corresponde ao nosso nível de exigência e dimensão.” afirma André Lucas da Barros & Moreira.
Resultados
Com esta nova solução a Barros & Moreira passou a ter um controlo de todos os processos desde as encomendas a fornecedores a encomendas de clientes até à respetiva faturação sem perder as especificidades quer dos clientes quer dos fornecedores.
Esta implementação permitiu libertar recursos que estavam alocados a este processo para outras áreas e evitar erros nos requisitos dos clientes. Outro ponto importante são as vantagens financeiras com os novos processos da Central de Compras a fornecedores.
Este projeto envolveu a equipa de sistemas de informação interna e comercial. A definição dos critérios e o processo foi definido por ambas com o apoio de toda a equipa. O que permitiu que todos estivessem envolvidos e motivados para otimizar a solução e utilizá-la em todo o seu potencial.
Atualmente o Grupo B&M tem vários projetos em curso. Tais como a alteração do processo do Serviço Pós-Venda que inclui a implementação do módulo PHC Suporte e integração com MSS (mobilidade) a adaptação de processos em PHC para o PHC Enterprise utilização de lotes de artigos dentro do PHC entre outros.
“A Winsig é o nosso principal parceiro tecnológico. É com esta equipa que validamos as principais alterações nos processos para validações de sistemas e recomendações.” reforça André Lucas da Barros & Moreira.
Testemunho do cliente
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